إحدى أهم الوظائف في الأعمال التجارية اليوم، عبر معظم الصناعات، هي إدارة العقود حيث تشرف وتدير دورة حياة العقد بالكامل من إنشائه وتنفيذه وتضمن أن كل طرف في العقد يفي بالتزاماته. لذلك، يتطلب إدارة العقود الناجحة مهارات تضمن سير العمل بسلاسة، وتجنب التعقيدات القانونية، وتعزيز العلاقات الناجحة. إذا كنت قد بدأت للتو حياتك المهنية كمدير عقود أو ترغب في تحسين مهاراتك في إدارة العقود، فإن التعلم من الدورات التدريبية في الإدارة سيساعد كثيرًا. تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذه الدورات، وستساعدك بالتأكيد على تحقيق الكثير في هذه المهنة التحديّة، لكنها مجزية. نركز في هذه المدونة على المهارات اللازمة لإدارة العقود التي تعتبر فعالة وما تفعله هذه المهارات في الأعمال التجارية.
الاهتمام بالتفاصيل أحد الجوانب الأكثر أهمية في إدارة العقود هو الاهتمام بالتفاصيل. غالبًا ما تكون العقود وثائق طويلة ومعقدة تحتوي على العديد من البنود والشروط. تحتوي هذه الوثائق على خطأ صغير أو تفصيل قد يؤدي إلى سوء تفسير الأشياء، أو خلافات، أو حتى تداعيات قانونية. وبالتالي، يضمن الانتباه للتفاصيل أن كل شيء في العقد يتوافق مع الشروط المتفق عليها؛ يجب التحقق من التواريخ، وجدول الدفع، والالتزامات، والامتثال القانوني. تساعد الفحص الدقيق للعقود قبل توقيعها أيضًا في تجنب المشاكل المستقبلية، بما في ذلك فقدان المواعيد النهائية أو الموافقة على شروط غير مواتية. يجب على مديري العقود، لذلك، أن يكونوا قادرين على تحديد أي غموض أو مخاطر محتملة في العقد واتخاذ إجراءات مسبقة لمعالجتها.
مهارات التفاوض التفاوض هو جوهر إدارة العقود. في معظم الحالات، يتطلب العقد الاتفاق على شروطه من الأطراف قبل التوقيع، في الغالب من خلال التفاوض والتسوية. لذلك، يجب أن يكون مدير العقد مفاوضًا جيدًا يجد حلاً للاتفاق يلبي احتياجات كلا الجانبين وفي نفس الوقت، يحمي مصالح الأعمال. معرفة احتياجات ورغبات كلا الطرفين، بالإضافة إلى التحضير المناسب قبل التفاوض والتواصل الواضح، تجعل التفاوض فعالًا. يعرف مدير العقد الممتاز متى يقدم تنازلاً ومتى يتمسك به حتى يتم الاتفاق النهائي بما يخدم مصلحة المنظمة.
مهارات التواصل الممتازة يشكل التواصل الجيد أساسًا لإدارة العقود بشكل فعال. هناك حاجة للتواصل الفعال مع الفرق الداخلية، والأطراف الخارجية، والممثلين القانونيين. يجب أن يفهم الأطراف المعنية في العقد الشروط والتوقعات المبينة في العقد. يجب أن يتم التواصل بشأن الشروط بوضوح لأنه مطلب أيضًا أثناء حل النزاعات أو رفع قضايا قد تنشأ عند تنفيذ العقد. ببساطة، يجب أن يتم التواصل بشأن الشروط المعقدة بوضوح وبطريقة مفهومة بحيث لا يحدث أي شكل من الغموض قد يؤدي إلى سوء الفهم. يتطلب ذلك تحديثات وتقارير حالة منتظمة لجميع الأطراف المعنية حتى يتمكنوا من متابعة التقدم والمشاكل المحتملة.
المعرفة القانونية والفهم على الرغم من أنه لا يُتوقع من مديري العقود أن يكونوا محامين، إلا أنهم يجب أن يفهموا المصطلحات والمبادئ القانونية التي تنطبق. سيحتاج المصطلح القانوني داخل العقود بالضرورة إلى تفسير وتطبيق، وبالتالي يجب على المدير أن يفهم جميع المبادئ القانونية التي تشمل، من بين أمور أخرى، مبادئ قانون العقود، ومتطلبات الامتثال، واللوائح الخاصة بالصناعة لضمان اتخاذ قرارات سليمة لحماية المنظمة من المخاطر القانونية المحتملة. يجب أن يكونوا أيضًا على اطلاع على التغييرات القانونية أو اللوائح التي ستؤثر عليهم. هذا يسمح لهم بضمان الامتثال لأحدث المتطلبات التي ستقلل من حالات الخلافات القانونية المستقبلية المحتملة.
مهارات إدارة المشاريع إدارة العقود مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بإدارة المشاريع إذا كان العقد يتضمن التوريد، والجداول الزمنية، أو المعالم في الأداء. وبالتالي، يجب أن يمتلك مديرو العقود مهارات إدارة مشاريع قوية بحيث يمكنهم مراقبة تقدم تنفيذ العقد، وإدارة الموارد، وضمان أداء الأطراف كما ينبغي. يشمل ذلك تحديد الجداول الزمنية القابلة للتحقيق، وتوضيح المسؤوليات، والمراقبة باستخدام الأدوات. يجب على مديري العقود معالجة القضايا مثل التغييرات في نطاق العقد أو التأخيرات التي قد تحدث بحيث يتم إتمام التغييرات في الوقت المناسب لتجنب خرق العقد.
إدارة المخاطر هناك مخاطر في العقد. قد تكون مالية أو تشغيلية أو قانونية. يجب على مدير العقد تحديد وتحليل وإدارة المخاطر بشكل مناسب. يجب أن يكون مدير العقد استباقيًا في تحديد المخاطر المحتملة التي قد تسبب مشاكل خطيرة لاحقًا. يشمل ذلك تحليل شروط العقد للبحث عن الثغرات، مثل شروط الدفع غير الواقعية، أو الالتزامات الغامضة، أو العقوبات غير المحددة بعدم الأداء. سيكون مدير العقد ذو الخبرة قادرًا على وضع خطط واستراتيجيات طوارئ للتعامل مع هذه المخاطر، مما يجعل العقد قابلاً للتنفيذ وقيمًا للمنظمة.
مهارات التنظيم تتضمن إدارة العقود عمومًا التعامل مع مجموعة متنوعة من العقود مع جداول زمنية وتوريدات وأطراف معنية مختلفة في كل منها. يتطلب ذلك بالتأكيد أن يكون الشخص منظمًا جيدًا لأنه يحتاج إلى متابعة جميع تلك الوثائق المختلفة، والمواعيد النهائية، والتواصلات المتعلقة بكل عقد. يواصل مديرو العقود الفعالون استخدام برامج إدارة العقود، ومنصات إدارة المشاريع، أو حتى جداول البيانات لتنظيمها. ستسمح هذه الأدوات بتتبع المعالم الرئيسية، وتواريخ التجديد، ومتطلبات الامتثال بحيث لا يتم تفويت أي شيء مهم.
مهارات حل المشكلات من المحتمل أن تحدث مشكلات في دورة حياة العقد. قد يكون ذلك بسبب عدم الامتثال أو نزاعات الأداء أو سوء الفهم بين الأطراف. يجب أن يكون مدراء العقود مجهزين بمهارات حل المشكلات للتعامل مع مثل هذه التحديات. يجب عليهم التفكير بشكل نقدي لتحليل الوضع ووضع حلول عملية تتناسب مع شروط العقد ومصلحة المنظمة. يساعد حل المشكلات بشكل صحيح في ضمان عدم تحول النزاعات إلى دعاوى قضائية. يساعد أيضًا في ضمان استمرار الأعمال التجارية مع شركائها التجاريين.
الفطنة المالية تتضمن معظم العقود عناصر مالية. قد تشمل شروط الدفع، ونماذج التسعير، والعقوبات. وبالتالي، فإن الفطنة المالية تعد أيضًا من الشروط المسبقة لمديري العقود فيما يتعلق بتقييم الشروط المالية ضمن العقد، وضمان تغطية مصالح الأعمال المالية بشكل جيد. يشمل ذلك معرفة كيفية تقييم التكاليف، وتطوير جداول الدفع، والنظر في المخاطر المالية في العقد. يجب على مديري العقود أيضًا أن يكونوا قادرين على التنبؤ بالاحتياجات المالية المستقبلية أو الالتزامات المتعلقة بالعقد والعمل عن كثب مع فريق المالية لضمان بقاء الأعمال التجارية مربحة.
إدارة العلاقات تواجه إدارة العقود الفعالة أيضًا قضايا تتجاوز منظور القانون، مثل إدارة العلاقات مع الموردين، والعملاء، والأطراف الأخرى المعنية؛ حيث سيحدد قوة العلاقات مدى حسن تنفيذ العقد، والطريقة التي يلتزم بها الطرفان بالتزاماتهما. يجب على مديري العقود ضمان أن يكون هناك دائمًا خط اتصال مفتوح بالإضافة إلى الاحترام المتبادل والتفاهم. ستساعد العلاقة الإيجابية مدير العقد في تسوية النزاعات بسرعة دون أن تعيق تقدم العقود أو تضر بسمعة الأعمال.
إجادة التكنولوجيا في عالم اليوم الرقمي، تعتبر التكنولوجيا عاملاً مهمًا لإدارة العقود. يتطلب العصر الرقمي أن يكون أي مدير عقد ماهرًا جدًا في استخدام تطبيقات الأدوات الرقمية لإدارة العقود في إنشائها، والموافقة عليها، وتنفيذها، ومراقبة العقود المختلفة. تساعد هذه الأدوات في إدارة العقود. فهي تقوم بأتمتة إنشاء بعضها؛ وتتبع تواريخ استحقاق الوثائق، ثم إدارة التجديدات. لذا من هذه الناحية، تساعد الأتمتة في تجنب الأخطاء البشرية في الحصول عليها ثم الحفاظ عليها في المركز للوصول إليها أو الرجوع إليها.
الخاتمة تعتبر تعقيدات إدارة العقود فنية وقانونية وعلاقاتية مكثفة. مدير العقد الجيد يركز على التفاصيل، ومفاوض فعال، ومتواصل جيد، وعلى دراية كبيرة بالأمور القانونية والمالية. من خلال تطوير مثل هذه المهارات والبقاء منظمًا، واستباقيًا، وقابلًا للتكيف، يمكن لمديري العقود مساعدة الشركات على التنقل بين تعقيدات العقود، وتقليل المخاطر، وبناء علاقات طويلة الأمد مع العملاء والموردين. يمكنك تعلم مهارات إدارة العقود من الدورات التدريبية في لندن التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير. إنها تساهم في تحسين الكفاءة في دورة حياة العقد وتشكل أساسًا لنجاح طويل الأمد وربحية المنظمة.