إدارة محفظة المشاريع تُشير إلى تخطيط وجدولة ومراقبة محفظة المشاريع، والتي عادةً ما تقع ضمن اختصاص مدير محفظة المشاريع أو مكتب يُعرف باسم مكتب إدارة المشاريع (PMO).
هذا ما يقوم به مديرو محفظة المشاريع أو مكاتب إدارة المشاريع – يجمعون مقترحات المشاريع ويحددون معايير اختيار وترتيب أولويات المشاريع لتقييم وتحديد أي المشاريع أو البرامج لها أكبر فائدة للمؤسسة من الناحية المالية، وإدارة المخاطر، والاستراتيجية. بعد ذلك، يقومون بتطوير محفظة مشاريع مثل الموضحة أعلاه وتخصيص الموارد لإتمامها.
إدارة جميع هذه الأمور تتم لأن مدير محفظة المشاريع أو مكتب إدارة المشاريع يقوم بإجراء تحليل الأعمال، مراجعة الميزانيات، وتوقّع المصروفات، مع تقليل المخاطر قدر الإمكان، وإدارة توقعات أصحاب المصلحة. كل هذا مصمم لضمان أن جميع المشاريع في المحفظة تساهم فعلاً في تحقيق الأهداف الاستراتيجية والمؤسسية للمؤسسة.
ما هي إدارة المحفظة؟
إدارة المحفظة تعني إدارة عدة مشاريع وبرامج ومبادرات تساعد المؤسسة في التوافق مع أهدافها الاستراتيجية. على عكس إدارة المشاريع التي تركز على إتمام مخرجات مشروع معين، فإن إدارة المحفظة تتخذ نهجًا أوسع من خلال إدارة الموارد، وترتيب المشاريع حسب الأولوية نحو تحقيق الاستراتيجية، وتعظيم العائد على الاستثمار (ROI).
تطوير مهارات إدارة المحفظة المتقدمة يُعزز القدرة المهنية على اتخاذ قرارات ذكية، موازنة المتطلبات المتضاربة، وخلق نتائج ناجحة للمؤسسة على المدى الطويل.
طوّر مهاراتك في إدارة المحفظة مع الخبراء في الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير لدعم نجاح مؤسستك.
ما هي محفظة المشاريع؟
محفظة المشاريع تحتوي على مجموعة من جميع المشاريع التي تنفذها أي شركة. إنها مثل قائمة أمنيات مليئة بالمهام أو الأعمال التي يجب تنفيذها.
كل مشروع في المحفظة مثل قطعة من الأحجية تُساعد الشركة في تحقيق هدفها. تمامًا مثل سلة الاستثمارات المتنوعة، توجد أنواع مختلفة من المشاريع في محافظ المشاريع، وكل منها في مرحلة مختلفة.
قد تتضمن هذه المشاريع تطوير منتج جديد، تحسين الكفاءة، أو التسويق. الهدف هو الحفاظ على محفظة متوازنة من أنواع مختلفة من المشاريع، حيث أن كل مشروع مهم بطريقته الخاصة.
إدارة جيدة للمحفظة تضمن أن الشركة تستثمر وقتها ومواردها المالية بالشكل الأمثل نحو تحقيق أهدافها الأكبر.
الفوائد الرئيسية لإدارة محفظة المشاريع1. تحسين تخصيص الموارد
يساهم تحسين تخصيص الموارد في تطوير إدارة المحفظة من خلال توضيح كيفية توزيع الموارد بأفضل شكل.
يساعد ذلك المؤسسات على التأكد من أن الموارد الصحيحة تُستخدم في المشاريع المناسبة، مما يُحسن الإنتاجية ويقلل الهدر الناتج عن سوء التوزيع.
أصحاب القرار يصبحون أكثر قدرة على ترتيب المشاريع حسب الأولوية والتركيز على تلك التي تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية العميقة.
أخيرًا، يجعل تحسين تخصيص الموارد من السهل تتبع مؤشرات الأداء للمشاريع لأن المؤسسات يمكنها التعرف بشكل أفضل على مدى فعالية استخدام الموارد عبر المشاريع.
2. مساعدة المؤسسات في تحقيق الأهداف طويلة الأجل
تُساعد إدارة محفظة المشاريع المؤسسات على الاقتراب من تحقيق أهدافها طويلة الأجل عبر آليات متعددة.
عندما يقوم مديرو المحفظة بتصفية المبادرات التي لا تدعم الأهداف المتفق عليها، يمكنهم تخصيص الموارد بشكل أفضل لما هو أكثر أهمية.
كما تتيح إدارة محفظة المشاريع رؤية شاملة للمخاطر عبر كل المشاريع، مما يساعد على موازنة المخاطر واتخاذ قرارات أكثر وعيًا.
وبالتالي، تحصل المبادرات طويلة الأمد على الدعم والموارد المطلوبة وتتجنب الهدر والتعارضات.
3. تنفيذ أسرع للمبادرات الاستراتيجية
أحد المكاسب الكبيرة لإدارة المحفظة هو تسريع تنفيذ المبادرات الاستراتيجية.
يقوم مديرو المحفظة ببناء آليات للتعاون بين الفرق والأقسام لتسريع التواصل.
هذا يعني اتخاذ قرارات وتنفيذها بسرعة أكبر.
كما أن المحافظ المُدارة جيدًا تؤثر على الابتكار والمرونة.
يمكن إعادة جدولة الموارد وتغيير الأولويات بسرعة حسب التغيرات للحفاظ على الزخم نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية.
4. تنويع المخاطر
تُعد إدارة محفظة المشاريع وسيلة لتقييم واختيار المشاريع عبر قطاعات وأسواق مختلفة بهدف تحقيق تنويع في المخاطر.
وهذا يعني أن المؤسسة لا تضع كل بيضها في سلة واحدة.
كما تتطلب إدارة المحفظة مراقبة مستمرة للمشاريع للكشف عن المخاطر في وقت مبكر.
يسمح الاكتشاف المبكر بالتدخل في الوقت المناسب، مما يساعد في تقليل المخاطر قبل أن تتحول إلى مشاكل كبيرة تُعيق المشروع أو البرنامج.
ما الذي يفعله مدير محفظة المشاريع؟
من منظور شامل، مديرو محفظة المشاريع لديهم السلطة لضمان أن جميع المشاريع داخل المؤسسة تسير في الاتجاه الصحيح نحو هدف مشترك.
التأكد من توافق المشاريع مع الخطط الكبرى
يتأكدون من أن جميع المشاريع تتماشى مع ما تريد المؤسسة تحقيقه على المدى الطويل.
وهذا يعني التعاون مع كبار المدراء لفهم أهداف المؤسسة وكيف تُساهم المشاريع في تحقيق هذه الأهداف.
مراقبة المشكلات
يراقبون العقبات التي تواجه المشاريع.
يتحققون مما إذا كانت المشاريع تسير حسب الجدول الزمني، أو أنها تستهلك وقتًا أو مالاً أكثر من اللازم، أو إذا كان هناك شيء يحتاج إلى إصلاح.
بمجرد اكتشاف المشكلات، يتم حلها قبل أن تتفاقم وتؤثر على سير العمل.
توزيع الموارد بشكل عادل
يجب أن يضمنوا أن كل مشروع يحصل على ما يحتاجه لإنجازه.
وهذا يشمل توزيع الموارد والميزانية والأشخاص والوقت، بحيث لا يتوقف أي مشروع بسبب نقص الموارد.
يُحققون توازنًا بين المشاريع لتكون لكل منها فرصة متساوية للنجاح.
التواصل مع الجميع
يتواصلون مع جميع أصحاب المصلحة، من الإدارة العليا إلى منفذي المشاريع.
يُطلعون الجميع على آخر المستجدات ويتلقون الملاحظات.
هذا يضمن التوافق بين كل الأطراف والعمل نحو هدف واحد.
السعي المستمر للتحسين
يبحثون دائمًا عن طرق لتحسين العمليات.
وهذا يشمل تجربة أدوات جديدة أو تعديل طريقة تقييم المشاريع.
التحسين المستمر هو وسيلة للمحافظة على التميز وزيادة فعالية المشاريع.
مواءمة المشاريع للنجاح الاستراتيجي من خلال إدارة محفظة فعّالة
نظام إدارة محفظة المشاريع الفعّال يضمن أن كل مشروع يتم البدء فيه يخدم الأهداف الداخلية للمؤسسة وكذلك أهدافها الاستراتيجية بعيدة المدى.
من خلال اختيار، ترتيب أولويات، وإدارة المشاريع، يمكن للمؤسسات تحسين استخدام الموارد، تقليل المخاطر، وتعظيم العائدات.
يلعب مدير المحفظة دورًا حاسمًا في تحقيق التوازن بين هذه المبادرات، تنفيذها بسلاسة، وضمان توافق أصحاب المصلحة.
في النهاية، تسمح المحافظ المُدارة جيدًا للمؤسسات بالبقاء مركزة، الاستجابة بسرعة للتغييرات، وتحقيق نمو مستدام.