كل مشروع يحتاج إلى بطل. عندما يفقد المشروع هذا البطل، عادة ما يتعثر المشروع وأحيانًا يموت. السر في إبقاء الناس متحمسين لرؤيتك هو تقديم الرؤية المثالية للمنتج النهائي كهدف قابل للتحقيق. وهذا ما تفعله كانبان.
لهذا السبب، في هذه المقالة، سنتحدث عن ماهية إدارة المشاريع باستخدام كانبان، ومبادئها، وفوائدها، ثم كيفية تبني هذه المفاهيم في مشاريعك.
ما هي منهجية كانبان؟
منهجية كانبان هي منهجية مرنة تشجع على التحسين والمرونة في المهام وسير العمل. تسمح هذه المنهجية برؤية تقدم المشروع بالكامل في لمحة واحدة.
كانت كانبان هي طريقة للتحكم في المخزون في سلسلة التوريد في سياق التصنيع مع ممارسات التصنيع في الوقت المحدد. ومع ذلك، تم تكييف نفس المفهوم في إدارة المشاريع من خلال أكاديمية بريطانيا للتدريب والتطوير باستخدام منهجية كانبان لضمان أن كمية العمل التي يجب إنجازها تتوافق مع القدرات الفعلية للفريق.
ما هي أصول كانبان؟
نشأت كانبان في اليابان في الأربعينيات. كان المهندس ورجل الأعمال تايتشي أونو يطور نظام كانبان البسيط لشركة تويوتا اليابانية. هذا النظام تطور لاحقًا إلى نظام للتصنيع الرشيق يهدف إلى التحكم الأمثل في العمليات، ومستويات المخزون، والعمل الجاري في كل مرحلة من مراحل الإنتاج.
كانبان (看板) هي الكلمة اليابانية لـ "لوحة الإعلانات" أو "الإشارة البصرية". وكاسم، يتم تجسيدها غالبًا في لوحة كانبان حيث تشير البطاقات في الأعلى إلى المهام الفردية المجتمعة حسب الحالة.
متى يجب عليك استخدام كانبان؟
في تنوعها تكمن بساطتها. يناسب كانبان سير العمل الحالي، مع احترام الأدوار والمسؤوليات الحالية. يمكن تطبيقه في أي صناعة. على سبيل المثال، يمكن لمحرر المحتوى استخدامه، وكذلك يمكن لمتاجر التجارة الإلكترونية.
عندما يظهر العمل بشكل غير متوقع، يكون العاملون في المعرفة في هذا البيئة مناسبين تمامًا لاستخدام مبادئ كانبان لتنفيذ المهام بمجرد أن تكون جاهزة بدلاً من الانتظار للمهام الأخرى.
عندما تكون الأولويات متقلبة ويمكن أن تحدث انقطاعات في أي وقت، فإن نظام كانبان هو الأنسب لأن العمل يمكن إضافته في أي مرحلة.
ما هي العناصر الأساسية للوحة كانبان؟
إليك بعض العناصر الأساسية للـ كانبان:
الأعمدة: تمثل المراحل المختلفة لسير العمل مثل "مطلوب القيام به"، "قيد التنفيذ"، أو "تمت العملية".
البطاقات: تمثل أنواعًا مختلفة من العمل مثل المهام، وغالبًا ما تسمى الأعمال الجارية أو متطلبات من البداية للنهاية.
حدود العمل في التقدم (WIP): يجب ألا يتجاوز عدد العناصر في أي مرحلة من سير العمل الحدود المحددة.
المسارات المائية: تستخدم لتحديد التقسيمات الأفقية المختلفة التي يمكن تطبيقها للمجموعات المختلفة، مثل الفرق أو الأقسام.
العلامات: تساعد في تنظيم، تصنيف، وتصفيه البطاقات، مما يعطي معنى للأعمال ويسلط الضوء على الأنشطة المهمة.
الممارسات الأساسية لمنهجية كانبان
بمجرد أن تتفهم كل مبدأ من مبادئ كانبان، حان الوقت للتعرف على الممارسات الرئيسية التي تضمن نجاح النظام. هذه هي الممارسات الستة الأساسية في جوهر نظام كانبان:
اجعل سير العمل مرئيًا
يجب أن يكون هناك لوحة مرئية مليئة ببطاقات كانبان يمكنك تحريكها. يمكن أن تكون اللوحات حقيقية في مكتبك أو إلكترونية.
حد من العمل الجاري (WIP)
كانبان يعتمد على مبدأ "السحب"، مما يعني أن الفريق يجب أن يكمل المهام الحالية قبل بدء مهام جديدة.
إدارة سير العمل
من المهم مراقبة سير العمل باستمرار لتحديد الاختناقات في العملية.
توفير هيكل لسياسات العملية
تنسيق سياسات العملية بهذه الطريقة سيسهل العمل على الجميع ويساعد في إنشاء "إطار عمل كيفي" متفق عليه.
خصص وقتًا للمراجعة وتقديم الملاحظات
تنفيذ حلقات الملاحظات جزء أساسي من أنظمة كانبان.
التطوير والتحسين العلمي
منهجية كانبان تشجع التجريب وإجراء اختبارات لتحسين النظام بشكل تدريجي مع مرور الوقت.