بشكل مثير للاهتمام، يعد أحد الجوانب الأكثر سوءًا في فهم إدارة المشاريع، وهو "نطاق إدارة المشاريع"، أحيانًا معرفًا على أنه منطقة النشاط لإجراءات وتقنيات معينة لتحقيق أهداف المشروع المحددة. يحمل هذا التعريف فكرة مثيرة للاهتمام: لم يُعامل النطاق أبدًا كعنصر متغير يسمح بأي تعديل، حيث إن القيام بذلك سيدمر الهدف الأساسي لإدارة المشروع في تحقيق النتائج المرجوة.
بطبيعة الحال، إدارة النطاق هي منطقة مهمة في إدارة المشاريع وهناك الكثير لتعلمه عنها. لكن قبل أن نغوص في ذلك، دعونا نبدأ بتعريف نطاق المشروع.
ما هو النطاق في إدارة المشاريع؟
في إدارة المشاريع، يشير مصطلح النطاق إلى حدود وأبعاد أي مشروع. إنه يحدد ما هو مشمول في المشروع وما هو مستثنى. بيان النطاق في إدارة المشاريع هو مستند يصف أهداف المشروع، الأهداف، المخرجات، المهام، والجدولة الخاصة بالمشروع. ويعمل كوسيلة لإبلاغ جميع المشاركين في المشروع بما يمكنهم توقعه. يجب تحديد نطاق المشروع قبل أن يبدأ المشروع لأنه سيشكل أساس خطة المشروع ويساعد في تجنب زيادة النطاق غير المتوقعة.
تعريف نطاق المشروع هو جزء لا يتجزأ من عملية التخطيط للمشروع لأن بناءً على النطاق، سيقوم مدراء المشاريع بتشكيل فرقهم، وتقدير الموارد المطلوبة للمشروع وتحديد خطة المشروع، الجدول الزمني، والميزانية.
من المحتمل أنك تفكر في تطبيق إدارة المشاريع لمهنتك أو أي شيء تحاول تحقيقه؛ لذلك، يتم طرح السؤال "ما هو نطاق إدارة المشاريع؟" من الواضح أن كل مشروع وكل شركة تتطلب مديري مشاريع مؤهلين، وفي هذه الحالة قد تفكر في الحصول على شهادة دورة إدارة المشاريع. يشمل هذا البرنامج من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير جميع الجوانب الرئيسية المتعلقة بالشهادات المطلوبة لهذه المهنة المجزية.
ما الذي يجعل إدارة نطاق المشروع تستحق العناء؟
إدارة نطاق المشروع هي واحدة من أهم مجالات إدارة المشاريع لأنها تتعامل مع إدارة الجدول الزمني والميزانية أيضًا. لأن إدارة النطاق تتعلق بتسليم النتيجة المرجوة في الوقت المحدد والتكلفة المعتمدة من قبل أصحاب المصلحة. يمكن أن تضمن إدارة النطاق الفعالة أن مديري المشاريع يمكنهم تحقيق الأهداف التالية:
خطط واقعية للمشاريع
تجنب مثل هذه المشكلات مثل تجاوز التكاليف وزيادة النطاق غير المتوقعة
وضوح التوقعات بالنسبة لأصحاب المصلحة في المشروع
وجود المهارات والمؤهلات المناسبة للمشروع: توظيف الأفراد
الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع
إنتاج مخرجات عالية الجودة للمشروع
إنشاء إجراءات لإدارة التغيير
نصائح فعالة لإدارة نطاق المشروع
إليك بعض النصائح لإدارة نطاق المشروع:
إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS) لبيان النطاق لتقسيمه إلى قطع صغيرة يمكن إدارتها بسهولة.
تحديده بدقة؛ لا تترك أي مناطق رمادية. الغموض في النطاق يعني أن العمل غير الضروري سيتم تنفيذه وستزداد التوترات.
جعل التعريف عملية تشاركية من أجل القضاء على التفسيرات الخاطئة للمتطلبات. استفد من أدوات التعاون الكبيرة في المشروع لتحسين التواصل داخل الفرق.
كمادة إشرافية رئيسية، يجب أن يكون مستند النطاق ثابتًا، مما يعني أنه لن يكون هناك مزيد من التعديل أو التعديل الدقيق أو التوسع أثناء تنفيذ المشروع. في النهاية، يجب أن تتواصل بشكل عاجل مع أي أصحاب مصلحة، سواء كانوا حقيقيين أو عملاء خياليين، من أجل تحديد نطاق المشروع إلى أقصى حد ممكن. بمجرد أن يتم الانتهاء من ذلك، فلا مزيد من الحديث.
ما هي إدارة نطاق المشروع؟
يعمل بيان نطاق المشروع (المعروف أيضًا بمستند النطاق أو بيان العمل) على ما يلي:
يصف حدود المشروع بالكامل ويحدد مسؤوليات الفريق.
يحدد جميع العمليات التي يجب اتباعها لضمان قبول العمل المنجز في المشروع.
يقدم لأعضاء الفريق تعليمات واضحة توجه عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بأنشطة المشروع.
خطوات إدارة نطاق المشروع
إدارة النطاق تبدأ بلا شك بالفكرة التي تقضي بأن يكون لديك تواصل مستمر مع أصحاب المصلحة. من المهم أن تفهم رؤية أصحاب المصلحة لتفهم توقعاتهم من المشروع. بهذه الطريقة، عندما تحدث التغييرات، يمكنك توجيههم نحو هدف المشروع مع الحفاظ على سير المشروع. لكن هذه هي البداية فقط.
يجب القيام بخمسة أشياء لإدارة نطاق المشروع:
تحديد نطاق المشروع
تعريف نطاق المشروع هو تحديد جميع الأعمال التي سيُطور منها المشروع. إنه يعني تحديد أهداف المشروع وغاياته. بعد ذلك، يتم النظر في الأنشطة المطلوبة لتحقيقها. عندما يحصل الشخص على رؤية لما يجب أن يحققه المشروع، يمكن استخدام هيكل تقسيم العمل لتقسيم المشروع إلى مجموعة من المهام. يساعد هيكل تقسيم العمل (WBS) مدير المشروع على تصور وتحديد المهام اللازمة لإتمام المشروع وترتيبها حسب الأولوية مع المخرجات والاعتمادات.
كتابة بيان نطاق المشروع
يتم كتابة بيان نطاق المشروع فقط بعد تحديد نطاق المشروع، والذي يتضمن العناصر التالية:
أهداف المشروع وغاياته: متطلبات المشروع أو معايير القبول.
مخرجات المشروع: نتائج الأنشطة الخاصة بالمشروع.
الاستثناءات والقيود المتعلقة بأي شيء لا يمكن حدوثه ولماذا، والتي يجب توضيحها من قبل مدير المشروع.
الافتراضات المتعلقة بالمشروع: بعض الافتراضات الأولية التي قدمها فريق إدارة المشروع قبل تنفيذ العمل.
معالم المشروع: اللحظات الهامة في دورة حياة المشروع، بما في ذلك انتهاء مرحلة.
خط الأساس للنطاق: النطاق الأصلي كما تم التخطيط له للمقارنة مع النتائج الفعلية.
إنشاء خطة إدارة النطاق
يجب أن تتناول خطة إدارة النطاق الإجراءات الأساسية التي سيتم من خلالها تعريف النطاق وتتبعها وتعديلها. هذه جزء مهم من خطة المشروع العامة. لا يمكن أن تكون هناك طريقة واحدة "مطلقة" لكتابة خطة الإدارة؛ ومع ذلك يجب أن تتضمن:
بيان النطاق
هيكل تقسيم العمل المستخدم لتحديد نطاق المشروع
شرح الخط الأساس للنطاق
توضيح أعضاء الفريق، والأدوار، والمسؤوليات
تحديد معايير قبول مخرجات المشروع
تحديد المعالم الرئيسية ومرحلة المشروع
مناقشة إجراءات التحكم في التغيير التي سيتم اتباعها لتغيير نطاق المشروع.
تعريف خط الأساس للنطاق للتحكم في النطاق
يحتوي خط الأساس للنطاق على نطاق المشروع المعتمد من قبل أصحاب المصلحة وفريق إدارة المشروع. الهدف الأساسي خلال مرحلة تنفيذ المشروع هو التأكد من أن نطاق المشروع يتم تنفيذه وفقًا للمستند المعتمد.
مراقبة والتحكم في نطاق المشروع طوال دورة حياة المشروع
بخلاف الوثائق المتعلقة بالمشروع، تصبح أدوات أخرى مثل مخططات جانت، لوحات كانبان، ولوحات تحكم المشاريع مفيدة لمديري المشاريع في تتبع نطاق المشروع.