تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير دورة الأساليب الإدارية الحديثة للمساعد الإداري، وهذه الدورة موجهة إلى كل شخص يرغب في اكتساب الخبرات والمهارات لشغل منصب المساعد الإداري.

المساعد الإداري هي تلك الوظيفة الواسعة التي تستدعي العمل على تعيين شخص يعمل على تقديم مختلف أنواع الدعم الإداري للأفراد والجماعات في الشركات التجارية، ومن الممكن أن يكون مصطلح المساعد الإداري مسمى رسمياً أو أن يكون وصفاً عاماً لوظيفة موظف في أحد المكاتب واعتماداً على نوع العمل الذي يقوم على تأديته الشخص، فهناك العديد من الاختلافات للتوصيفات التي تندرج تحت هذا الدور أو الوظيفة، حيث يقدم الموظفون بمسمى مساعد إداري عمواً من أجل دعم الأقسام أو فرق معينة في الشركات مثل الموارد البشرية أو المحاسبة أو التطوير أو المبيعات والتسويق، فمن أنواع المساعدين الإداريين أيضاً السكرتير أو المساعد التنفيذي الذي يعمل على تقديم الدعم لجميع الأفراد التنفيذيين في الشركات أو المجموعات التنفيذية الصغيرة، وتشمل مسؤولياته عادة العمل على التعامل مع المعلومات الشخصية في الشركة والبيانات الشخصية الأكثر خصوصية أو حساسية أكثر من غيره من الموظفين.

الفئة المستهدفة

• رؤساء الأقسام الإدارية.
• موظفي الاستقبال والسكرتارية.
• مساعدي المشروعات.
• المساعد الشخصي للمدراء.
• كافة الموظفين في أقسام المراقبة.
• طلاب كليات إدارة الأعمال في الجامعات.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• صقل وتنمية مهارات كل المشاركين من أجل ممارسة وظيفة المساعد الإداري.
• اكتساب الخبرات في مجال عمل السكرتارية.
• تزويد المشاركين بكامل المعارف والمفاهيم الأساسية والحديثة في مجال الإشراف الإداري.
• البحث وتحديد مصادر البيانات الرئيسية.
• أداء الدعم المكتبي العام المتعدد الأوجه.
• إرسال واستقبال استمارات الشركات.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات والأحداث وغيرها من الأنشطة المتماثلة.

• تعريف الأساليب الإدارية الحديثة
  • الفرق بين الإدارة التقليدية والإدارة الحديثة.
  • ملامح الإدارة الحديثة في ظل التحول الرقمي.
  • كيف تساهم الأساليب الحديثة في تحسين الكفاءة التنظيمية.
• دور المساعد الإداري في الإدارة الحديثة
  • تعزيز دور المساعد الإداري في عملية التحول المؤسسي.
  • فهم مسؤوليات المساعد الإداري في بيئة العمل الحديثة.
  • كيف يمكن للمساعد الإداري أن يسهم في تحسين الأداء العام.
• التحديات الراهنة في الإدارة الحديثة
  • التحديات التكنولوجية والمهنية التي تواجه المساعد الإداري.
  • كيفية التعامل مع التغيرات المستمرة في بيئة العمل.
  • إدارة المهام المتعددة في بيئة العمل الديناميكية.
• أدوات وتقنيات إدارة الوقت
  • أهمية تحديد الأولويات باستخدام أسلوب مصفوفة أيزنهاور.
  • كيفية التعامل مع المواعيد النهائية والمهام المتعددة.
  • استخدام أدوات إدارة الوقت مثل Google Calendar وOutlook  
• التخطيط الفعّال
  • إعداد خطط يومية وأسبوعية للمساعد الإداري.
  • تحديد الأهداف القصيرة والطويلة المدى.
  • استراتيجيات متابعة وتقييم التقدم المحرز.
• التغلب على المماطلة وزيادة الإنتاجية
  • تقنيات تحفيزية للتغلب على التسويف.
  • كيفية إنشاء بيئة عمل مريحة وملهمة.
  • إدارة الانقطاعات والمشتتات بكفاءة.
• أساليب التواصل الفعّال
  • استخدام الأدوات المناسبة للتواصل مع الفريق (البريد الإلكتروني، الاجتماعات).
  • أهمية الاستماع النشط في تحسين التواصل.
  • كيف تؤثر لغة الجسد في التواصل الإداري.
• كتابة التقارير والمراسلات الإدارية
  • أسلوب الكتابة الرسمية في التقارير الإدارية.
  • كيفية تنظيم المعلومات وتقديمها بوضوح ودقة.
  • القواعد الأساسية لكتابة بريد إلكتروني إداري.
• استخدام التكنولوجيا في التواصل
  • الاستفادة من أدوات التعاون مثل Microsoft Teams وSlack
  • الاجتماعات الافتراضية: فوائد وأفضل الممارسات.
  • تقنيات التفاعل الفعّال في الاجتماعات الافتراضية.
• بناء العلاقات المهنية
  • كيفية بناء علاقات مهنية قوية ومستدامة مع العملاء.
  • أهمية التفاعل الإيجابي والتواصل المستمر.
  • تعزيز سمعة الشركة من خلال التعامل الاحترافي.
• استراتيجيات خدمة العملاء الفعّالة
  • فهم احتياجات العملاء وتلبيتها بشكل احترافي.
  • كيفية التعامل مع الشكاوى وحل المشكلات بكفاءة.
  • أدوات قياس رضا العملاء وأهمية متابعتهم.
• إدارة الشراكات والتعاون المؤسسي
  • تطوير شراكات استراتيجية مع المؤسسات الأخرى.
  • أهمية التواصل الجيد في بناء علاقات شراكة ناجحة.
  • تعزيز التعاون بين الإدارات لتحقيق الأهداف المشتركة.
• مفهوم التحول الرقمي في الإدارة
  • كيف يؤثر التحول الرقمي على كفاءة العمل الإداري؟
  • العلاقة بين التحول الرقمي والإبداع التنظيمي.
  • دور المساعد الإداري في تسهيل التحول الرقمي.
• أدوات وتقنيات التحول الرقمي
  • أدوات إدارة المشاريع مثل Trello و Asana
  • استخدام أدوات التعاون مثل Microsoft 365 وGoogle Workspace
  • كيفية استخدام التقنيات لتبسيط العمل الإداري وزيادة الإنتاجية.
• الأمن الرقمي وحماية البيانات
  • أهمية الحفاظ على خصوصية المعلومات وحمايتها.
  • استراتيجيات حماية البيانات في بيئة العمل الرقمية.
  • التحديات الأمنية التي قد تواجه المؤسسات في ظل التحول الرقمي.
• تعريف الذكاء العاطفي وأهمية في العمل الإداري
  • كيف يساهم الذكاء العاطفي في تحسين الأداء الوظيفي؟
  • العلاقة بين الذكاء العاطفي والعلاقات المهنية الناجحة.
  • دور الذكاء العاطفي في القيادة الفعّالة.
• إدارة العواطف في بيئة العمل
  • كيفية التعرف على وإدارة العواطف الشخصية والمهنية.
  • تحسين التواصل مع الزملاء والعملاء باستخدام الذكاء العاطفي.
  • تقنيات التعامل مع المواقف العاطفية الصعبة.
• التعامل مع الضغوط والتوتر
  • استراتيجيات إدارة التوتر في بيئة العمل.
  • أهمية الراحة النفسية والذهنية في تحسين الأداء الإداري.
  • كيفية تحفيز الذات والتحكم في المشاعر السلبية.
• الفرق بين القيادة والإدارة
  • كيف يمكن للمساعد الإداري أن يجمع بين المهارات القيادية والإدارية؟
  • الفرق بين دور المدير ودور القائد.
  • كيف يمكن للمساعد الإداري أن يصبح قائدًا غير رسمي؟
• استراتيجيات القيادة الفعّالة
  • بناء المهارات القيادية في التعامل مع فرق العمل