تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير دورة متكاملة في السكرتاريا الحديثة وإدارة المكاتب العليا، تهدف إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لتولي مهام السكرتارية والإدارة العليا بكفاءة واحترافية. مع تزايد التحديات والمهام التي تتطلب التكيف مع بيئات العمل سريعة التغير، تأتي هذه الدورة لتلبية احتياجات المحترفين الذين يسعون إلى تطوير مهاراتهم في إدارة المكاتب العليا وتقديم الدعم الإداري المتكامل. تركّز الدورة على استراتيجيات حديثة في التنظيم والإدارة، وتعتبر هذه المهارات أساسية لدعم فرق العمل والإدارة العليا في مؤسسات اليوم.

يتطلب العمل في السكرتاريا الحديثة امتلاك مهارات متعددة تشمل إدارة الوقت، التنظيم، والتواصل الفعّال، بالإضافة إلى القدرة على استخدام الأدوات التكنولوجية الحديثة. الدورة تهدف إلى تحسين هذه المهارات بشكل يتماشى مع متطلبات العصر الرقمي وتساعد المشاركين على إدارة مكاتبهم بشكل أكثر كفاءة، بالإضافة إلى تعزيز دورهم كمستشارين إداريين في المكاتب العليا. من خلال هذه الدورة، سيكتسب المشاركون الأدوات والاستراتيجيات اللازمة ليصبحوا أكثر فاعلية في تنظيم الأعمال اليومية، إدارة الاجتماعات، وتحقيق التنسيق المثالي بين جميع الأطراف المعنية.

الفئة المستهدفة

• مديرو المكاتب التنفيذيون الذين يسعون إلى تحسين مهاراتهم وتطوير أدائهم المهني.
• المهنيون الذين يعملون في بيئات مهنية سريعة التغير ويحتاجون إلى تحسين مهاراتهم في إدارة الوقت والموارد.
• الأفراد الراغبون في دخول مجال السكرتاريا والإدارة العليا أو الذين يرغبون في الترقية إلى مناصب أعلى في هذا المجال.
• المهتمون بتطوير مهارات التواصل، التنظيم، والقيادة في إدارة المكاتب.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• تحسين مهارات التنظيم وإدارة الوقت في بيئة العمل.
• استخدام أحدث أدوات السكرتارية والتقنيات لتحسين الأداء الإداري.
• إدارة الاجتماعات والاتصالات بكفاءة واحترافية.
• التعامل مع المتطلبات اليومية في مكاتب الإدارة العليا بفعالية.
• تطوير مهارات الكتابة والإعداد التقارير بما يتماشى مع احتياجات الإدارة العليا.

• مفهوم السكرتاريا الحديثة
  • تعريف السكرتاريا الحديثة ودورها في بيئة العمل.
  • التحديات التي تواجه السكرتير في بيئات العمل المتطورة.
  • الفرق بين السكرتاريا التقليدية والسكرتاريا الحديثة.
• مهام السكرتير في المكاتب العليا
  • دور السكرتير التنفيذي في دعم الإدارة العليا.
  • تنظيم وتنفيذ الأنشطة اليومية في المكتب.
  • كيفية التعامل مع المسؤوليات الإدارية واللوجستية.
• الاحتياجات الأساسية للسكرتير في بيئة العمل
  • المهارات الأساسية للسكرتير في المكتب العصري.
  • استراتيجيات بناء علاقات قوية مع فرق العمل والإدارة.
  • تطبيق المبادئ الأساسية للإدارة في السكرتاريا.
• تقنيات إدارة الوقت للسكرتير
  • كيفية تحديد أولويات المهام اليومية.
  • استخدام التقنيات الحديثة لإدارة الوقت بكفاءة.
  • كيفية التعامل مع المواعيد والمهام متعددة في نفس الوقت.
• أدوات وتقنيات تنظيم المكتب
  • استخدام البرامج والتطبيقات الحديثة لتنظيم العمل المكتبي.
  • تنظيم الملفات والوثائق الورقية والإلكترونية.
  • أساليب تحديد وتصنيف الأولويات وتخصيص المهام.
• التخطيط الفعّال وتنظيم الاجتماعات
  • إعداد جدول أعمال الاجتماعات بشكل احترافي.
  • التنسيق بين الأطراف المعنية بالاجتماعات والمواعيد.
  • إدارة الحضور والتسجيلات والملخصات بعد الاجتماعات.
• مهارات الاتصال الكتابي
  • كتابة المراسلات الرسمية وغير الرسمية بكفاءة.
  • إعداد التقارير والعروض التقديمية بطريقة منظمة.
  • صياغة المراسلات البريدية والإلكترونية بشكل احترافي.
• مهارات الاتصال الشفوي
  • التواصل مع الموظفين والعملاء بطريقة فعّالة.
  • إدارة المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات.
  • التعامل مع الزوار بطريقة مهنية ومؤدبة.
• التواصل في بيئة العمل المتعددة الجنسيات
  • فهم التحديات الثقافية في بيئة العمل المتعددة الثقافات.
  • تحسين مهارات الاتصال عبر الحدود الجغرافية والثقافية.
  • بناء علاقات متينة مع فرق العمل الدولية.
• إعداد وإدارة الاجتماعات الفعّالة
  • كيفية تنظيم وإعداد الاجتماعات بشكل منتج.
  • إعداد وتحضير المواد اللازمة للاجتماعات.
  • التعامل مع المواقف الطارئة أثناء الاجتماعات.
• تنسيق وإدارة الإجراءات الإدارية اليومية
  • إدارة البريد الوارد والصادر في المكتب.
  • إدارة ملفات الموظفين والوثائق القانونية.
  • التنسيق بين مختلف الأقسام والأفراد في المؤسسة.
• الإشراف على تنفيذ الإجراءات الإدارية
  • متابعة تنفيذ المهام الإدارية اليومية.
  • تقارير دورية عن سير العمل في المكتب.
  • تحسين العمليات الإدارية في بيئة العمل.
• استخدام التكنولوجيا في السكرتاريا
  • أدوات وبرامج السكرتارية الحديثة وكيفية استخدامها بفعالية.
  • تطبيق تقنيات الاتصال الحديثة في الإدارة.
  • إدارة الوثائق الإلكترونية واستخدام السحابة في العمل المكتبي.
• تحسين إدارة الاجتماعات باستخدام الأدوات الرقمية
  • استخدام أدوات المؤتمرات الرقمية والافتراضية لإدارة الاجتماعات.
  • برامج تسجيل الملاحظات والتقارير أثناء الاجتماعات.
  • التنسيق وتنظيم الجداول الزمنية باستخدام التقنيات الرقمية.
• تأثير التكنولوجيا على الدور السكرتاري
  • كيفية التكيف مع التغيرات التكنولوجية في بيئة العمل.
  • تطوير مهارات السكرتير باستخدام التكنولوجيا الحديثة.
  • التأثير المستقبلي للتكنولوجيا على إدارة المكاتب.