دورة "إدارة الفعاليات والمؤتمرات" المقدمة من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هي دورة متخصصة تهدف إلى تأهيل المشاركين لإدارة وتنظيم الفعاليات والمؤتمرات بمختلف أنواعها وأحجامها. سيتمكن المشاركون من اكتساب المهارات والمعرفة اللازمة لتنظيم فعاليات ناجحة، من التخطيط الأولي، مرورًا بالإعدادات اللوجستية، وحتى إدارة الفعالية نفسها وضمان نجاحها.

من خلال هذه الدورة، سيكتسب المشاركون فهمًا عميقًا لأهمية التفاصيل التنظيمية، أهمية التواصل مع الفرق المختلفة، والتحديات التي قد تواجههم في إدارة فعاليات كبيرة. كما سيتعلمون كيفية التفاعل مع المشاركين والرعاة، واستخدام أحدث الأساليب لضمان تقديم تجربة استثنائية للمشاركين.

 الفئة المستهدفة

• مدراء وموظفو الفعاليات والمؤتمرات الذين يسعون لتطوير مهاراتهم في هذا المجال.
• الأشخاص المسؤولون عن التخطيط والتنظيم داخل الشركات والمؤسسات.
• محترفو التسويق والإعلام الذين يرغبون في إدارة فعاليات ترويجية وفعاليات مؤتمرات.
• أصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة الذين يرغبون في تنظيم فعاليات تجارية.
• طلاب الجامعات والكليات الذين يدرسون إدارة الفعاليات أو مجال التنظيم المؤسسي.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• جميع جوانب تخطيط وتنظيم الفعاليات بدءًا من تحديد الأهداف والميزانية، وصولًا إلى التقييم النهائي.
• استخدام البرمجيات وأدوات إدارة الفعاليات، وتطبيق تقنيات فعّالة في التنسيق والتنظيم.
• القدرة على التنسيق مع الفرق المختلفة مثل فرق الخدمات، الداعمين، والمشاركين، لضمان سير الفعالية بسلاسة.
• كيفية التعامل مع المشكلات والتحديات أثناء إدارة الفعالية لضمان نجاحها.
• كيفية تحليل النتائج باستخدام أدوات القياس المتاحة وتحديد العوامل التي تؤثر على نجاح الفعالية.

• التعريف بإدارة الفعاليات
  • ما هي الفعالية؟ وأهمية تنظيم الفعاليات والمؤتمرات في المجال التجاري والاجتماعي.
  • الأنواع المختلفة للفعاليات والمؤتمرات من الفعاليات الصغيرة إلى الأحداث العالمية.
  • مراحل إدارة الفعالية من الفكرة إلى التقييم النهائي.
• أساسيات التخطيط للفعاليات والمؤتمرات
  • تحديد الأهداف والغايات.
  • معايير اختيار الموقع والاعتبارات اللوجستية.
  • اختيار وتوزع المهام بين الفريق التنفيذي.
• إعداد الميزانية والتسعير
  • تحديد التكاليف المختلفة (المكان، الدعاية، الأنشطة).
  • تحديد الأسعار وتقدير الإيرادات من بيع التذاكر أو الترويج للفعاليات.
  • استراتيجيات للحفاظ على الميزانية والتقليل من النفقات غير الضرورية.
• التنظيم اللوجستي للموقع
  • ترتيب المساحات والتوزيع المثالي للمناطق المختلفة في الفعالية (قاعة الاجتماعات، منطقة التسجيل، المناطق الترفيهية).
  • التعاقد مع الموردين والمستشارين مثل شركات الصوت والإضاءة، شركات الأمن، الشركات المزودة للأطعمة.
  • إدارة الوقت وتخصيص الوقت لكل جزء من الفعالية لضمان الترتيب الجيد والانسيابية.
• التكنولوجيا الحديثة في الفعاليات
  • تطبيقات إدارة الفعاليات، أنظمة التسجيل الإلكترونية، وأنظمة الحضور.
  • استخدام الصوتيات والمرئيات بشكل احترافي في العروض التقديمية.
  • استخدام وسائل التواصل الاجتماعي والتطبيقات لزيادة التفاعل مع الحضور.
• إدارة التسجيل والحضور
  • تنظيم التسجيل المسبق، والبطاقات الإلكترونية، والتفاعل مع الحضور.
  • إدارة الحضور والتأكد من تسجيل بيانات المشاركين بدقة.
  • تسهيل وصول الحضور، والتأكد من تنظيم عملية دخولهم بكل سلاسة.
• إدارة العلاقات مع المتحدثين
  • تحديد المتحدثين المناسبين وفقًا لأهداف الفعالية.
  • التنسيق مع المتحدثين وتحديد مواعيد حضورهم، المتطلبات التقنية، وكيفية تحفيزهم لتقديم أفضل أداء.
  • إدارة الجداول الزمنية للمتحدثين والتنسيق بين الجلسات والجولات النقاشية.
• إدارة العلاقات مع الرعاة والمستثمرين
  • كيفية جذب الرعاة والشركات لدعم الفعالية.
  • كيف تعرض مزايا ترويجية للرعاة وتقدم لهم قيمة مضافة.
  • كيفية التواصل مع الرعاة وتلبية احتياجاتهم لضمان رضاهم.
• إدارة المشاركين في الفعالية
  • إرسال الدعوات، التأكيد على الحضور، والتفاعل مع الحضور.
  • تنظيم الأنشطة والورش التدريبية التي تسهم في إثراء التجربة للمشاركين.
  • أهمية الحصول على تقييمات للمشاركة في الفعالية.
• استراتيجيات التسويق الفعالة
  • تطوير خطة تسويقية لزيادة الوعي بالفعالية باستخدام الإعلانات التقليدية والرقمية.
  • إنشاء محتوى ترويجي جذاب مثل الدعوات، الإعلانات، والتقارير الصحفية.
  • استخدام منصات مثل فيسبوك، تويتر، وإنستغرام لجذب الحضور.
• العلاقات العامة وإدارة الإعلام
  • جذب الصحفيين والمراسلين لتغطية الفعالية.
  • تنظيم المؤتمرات الصحفية وتوزيع البيانات الصحفية.
  • استخدام العلاقات العامة في تعزيز الصورة العامة للفعالية.
• استخدام التسويق الرقمي
  • كيفية إرسال دعوات البريد الإلكتروني وتحديثات الحدث.
  • إنشاء موقع إلكتروني مخصص للفعالية.
  • تحليل الحملات الترويجية وقياس نجاحها باستخدام أدوات مثل  Google Analytics
• تنظيم الفعالية بشكل فعال
  • التنسيق بين الفرق في اليوم الفعلي للحدث لضمان سير العمل بسلاسة.
  • كيفية التصرف في حالة حدوث تأخيرات أو مشاكل غير متوقعة.
  • تلبية احتياجات الحضور والضيوف بما يضمن لهم تجربة مميزة.
• إدارة الفرق والموارد في اليوم الفعلي
  • تخصيص المهام لكل فرد لضمان التنفيذ السلس.
  • التأكد من تقديم أفضل مستوى من الخدمة في جميع جوانب الفعالية.
  • إدارة العلاقات مع المشاركين، الرعاة، والمتحدثين خلال الحدث.
• التواصل الفعّال مع الحضور
  • التأكد من استقبال المشاركين بشكل مناسب وتنظيم عملية دخولهم.
  • الحفاظ على التواصل المستمر مع الحضور عبر الرسائل التذكيرية.
  • التعامل مع الاستفسارات والشكاوى.
• تقييم نجاح الفعالية
  • استخدام الاستبيانات والأدوات الإلكترونية للحصول على ملاحظات المشاركين.
  • قياس النجاح من خلال المخرجات مثل التفاعل، الحضور، والإيرادات.
  • كيفية تقييم مدى تحقيق الأهداف المحددة في بداية الفعالية.
• إغلاق الفعالية والتعامل مع البيانات
  • كيفية ترتيب الموقع وجمع المواد والبيانات.
  • جمع البيانات وتحليلها لاستخلاص الدروس المستفادة.
  • تقديم التقارير للمستفيدين (الرعاة، الفرق، المتحدثين).
• التخطيط للفعاليات المستقبلية
  • استخدام الخبرات المكتسبة لتحسين الفعاليات المستقبلية.
  • كيفية بناء علاقات طويلة الأمد مع الرعاة والمشاركين.
  • استراتيجيات تطوير الفعاليات لتكون أكثر نجاحًا في المستقبل.