تعتبر إدارة الفعاليات البيئة الحاضنة لكل من يتمتع بفكر إبداعي وقدرة على الابتكار والتنظيم والتخطيط ومراعاة التفاصيل الدقيقة التي تصنع فارقا كبيرا في صناعة الحدث. وتتميز إدارة الفعاليات بكونها إحدى المجالات الديناميكية التي تتطلب معرفة واسعة بأصول التعامل الفعال مع مزوّدي الخدمات والتنسيق مع الأطراف المعنية بالفعاليات وفهم معمّق حول التشريعات واللوائح التنظيمية ذات الصلة بالصحة والسلامة واستصدار التراخيص والتصاريح والأذونات الخاصة وغيرها.

وتكمن أهمية إدارة الفعاليات في أنها تتمحور بالدرجة الأولى حول القدرة على طرح أفكار مبتكرة وتنفيذها بطريقة احترافية، وكذلك يساعد الشركات على التطوير والتحسين المستمر بالإضافة لعملية الترويج للمنتجات المتاحة، وتعطي الدورة نظرة عامة على عمليات إدارة الفعاليات و تركز على إدارة الفعاليات في مجالات مختلفة.

الفئة المستهدفة

• المدراء والمشرفون المشاركون في تخطيط أو إدارة الفعاليات والمعارض والمؤتمرات.
• مدراء وموظفو العلاقات العامة.
• الأشخاص المهتمون بإدارة الفعاليات كمهنة.  
• العاملين في الحقل الصحفي والإعلامي.
• العاملين في أقسام العلاقات العامة.
• مسؤولي الاتصالات المؤسسية.
• المدراء والمشرفين المشاركين في تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات.
• كل من يرغب في تطوير خبراته للعمل في مجال إدارة وتنظيم الفعاليات والمؤتمرات.

أهداف البرنامج

في نهاية برنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• المفاهيم الأساسية للفعاليات.
• المعارف اللازمة لإدارة وتخطيط وتنظيم الفعاليات.
• كيفية تكوين اللجان المختلفة للفعاليات (أدوارها، وظائفها، مسؤولياتها).
• التحضير الفعال لجلسات الاجتماعات من لجان وندوات ومؤتمرات.
• تطبيق قواعد وأسس المراسم والبروتوكول.
• فهم وظائف ودور العلاقات العامة في إدارة الفعاليات.
• تنفيذ وتطبيق العمل اللوجستي في إدارة الفعاليات بكفاءة وفعالية.
• أحدث أساليب وطرق الإعلان والحملات الترويجية.
• معرفة التحديات والاستراتيجيات لتطوير أعمال العلاقات العامة.
• اكتساب المهارات في التعامل مع الجماهير، والتعامل العالي المستوى مع كبرى الشخصيات في المجتمعات.
• اكتساب مهارات إدارة الجودة والرصد والتقييم.

• مقدمة في إدارة الفعاليات
  • فهم أهمية إدارة الفعاليات ودورها في تحقيق أهداف المنظمات.
  • تحليل أنواع الفعاليات والمناسبات واستراتيجيات تخطيطها.
• مراحل تخطيط الفعاليات
  • تحليل المتطلبات وتحديد الأهداف للفعالية.
  • تصميم خطة العمل وتحديد الميزانية وتخطيط الزمن.
  • تنسيق العناصر المختلفة للفعالية مثل الموقع، والمتحدثين، والإعلانات.
  • إدارة الإنتاجية وتحديد المهام والمسؤوليات.
• تنفيذ الفعاليات
  • إدارة عمليات التنفيذ والتنسيق بين الفرق المختلفة.
  • التعامل مع التحديات المحتملة وحل المشكلات في الوقت الفعلي.
  • ضمان تنفيذ الفعالية بأعلى مستويات الجودة والسلامة.
• تسويق وترويج الفعاليات
  • استراتيجيات تسويق الفعاليات وجذب الحضور.
  • استخدام وسائل التواصل الاجتماعي والترويج عبر الإنترنت.
  • تحليل النتائج وتقييم فعالية استراتيجيات التسويق.
• إدارة الضيوف وخدمة العملاء
  • تقديم خدمة عملاء ممتازة وضمان راحة الحضور.
  • تنظيم استقبال وتسجيل الضيوف بشكل فعال.
  • تقديم تجربة فريدة وممتعة للحضور.
• السلامة والأمان
  • تحليل معايير السلامة والأمان في الفعاليات.
  • تطبيق إجراءات الطوارئ والتدابير الاحترازية.
• إدارة المخاطر والطوارئ
  • تحليل المخاطر المحتملة وتطوير خطط الطوارئ.
  • تدريب الفرق على التعامل مع حالات الطوارئ.
  • تنفيذ تقييم ما بعد الحدث وتحليل الأداء.
• التقييم وتحليل الأداء
  • تقييم أداء الفعالية بناءً على المعايير المحددة.
  • جمع البيانات وتحليل النتائج لقياس النجاح والفعالية.
  • تطوير توصيات لتحسين الفعاليات المستقبلية.