تعتبر المراسم والبروتوكولات من الأدوات الحيوية لنجاح الفعاليات الرسمية، وخاصة في التعامل مع كبار الشخصيات، حيث تلعب دورًا أساسيًا في تعزيز صورة المؤسسة والاحتفاظ بمكانتها الرفيعة. دورة المراسم والبروتوكولات لمديري مكاتب الشخصيات الهامة التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير تهدف إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لتنظيم الفعاليات بشكل احترافي، والتعامل مع الشخصيات البارزة بروح من الدقة والاحترام. تمتاز هذه الدورة بالتركيز على تطبيق أسس البروتوكول والمراسم في تنظيم الاجتماعات، الزيارات الرسمية، والمؤتمرات الكبرى، مع ضمان اتباع أعلى معايير الضيافة والإدارة.

سيكتسب المشاركون من خلال الدورة القدرة على إدارة وتنظيم الفعاليات الرسمية بكفاءة، وتنسيق جميع جوانب البروتوكول بدءًا من الدعوات وحتى إدارة الأزمات، مما يساعدهم على تعزيز سمعة مؤسساتهم والتفاعل بشكل محترف مع الشخصيات الهامة. سيتعلم المشاركون كيفية التكيف مع مختلف البروتوكولات الثقافية والدولية، وكيفية إدارتها في سياق الأعمال الدولية، مما يجعلهم في موقع ريادي في مجال إدارة المكاتب والفعاليات.

الفئة المستهدفة

• مديري مكاتب الشخصيات الهامة الذين يتعاملون مع كبار الشخصيات بشكل يومي.
• المسؤولين عن تنظيم الفعاليات الرسمية والمناسبات الرسمية داخل المؤسسات.
• الأفراد الراغبين في تطوير مهاراتهم في مجال المراسم والبروتوكولات على المستوى الدولي.
• موظفي العلاقات العامة والإعلام الذين ينسقون الأنشطة البروتوكولية.
• المتخصصين في التنظيم اللوجستي للفعاليات الحكومية والدبلوماسية.
• الأفراد العاملين في المنظمات الدولية الذين يتعاملون مع شخصيات رسمية في سياقات متعددة.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• فهم المبادئ الأساسية للبروتوكولات والمراسم في السياقات الرسمية والدبلوماسية.
• تنظيم فعاليات ومناسبات عالية المستوى وفقًا لأعلى معايير البروتوكول.
• إدارة التواصل مع كبار الشخصيات والضيوف الرسميين بأعلى درجات الاحترافية.
• تطبيق المبادئ البروتوكولية لضمان سير الاجتماعات والفعاليات بسلاسة.
• تنسيق وإعداد الزيارات الرسمية والتعامل مع التحديات المرتبطة بها.

• تعريف المراسم والبروتوكولات
  • مفهوم البروتوكول والمراسم في السياق الرسمي والدبلوماسي
  • أهمية البروتوكول في بناء العلاقات الرسمية والدولية
  • الفرق بين المراسم الرسمية وغير الرسمية
• دور مديري المكاتب في تطبيق البروتوكولات
  • أهمية الالتزام بالمبادئ البروتوكولية في إدارة المكاتب
  • كيفية تقديم الدعم الفعّال للشخصيات الهامة من خلال البروتوكولات
  • تنسيق الجداول والأحداث وفقًا للبروتوكول
• المبادئ الأساسية للمراسم
  • قواعد وأساسيات المراسم في الاستقبال والتنظيم
  • ترتيب المسائل اللوجستية وفقًا للبروتوكول
  • كيفية تحديد التوقيتات وتنظيم المواعيد الرسمية
• تنظيم الاجتماعات الرسمية وفقًا للبروتوكول
  • خطوات تنظيم الاجتماعات الكبيرة والمهمة
  • تحديد أماكن الجلوس حسب البروتوكول
  • التعامل مع الأوقات المحددة لإتمام اللقاءات
• إعداد الدعوات الرسمية وإرسالها
  • كتابة الدعوات الرسمية بأسلوب مهني
  • متابعة الدعوات وتنظيم المواعيد بشكل فعال
  • التنسيق مع المشاركين وضمان حضورهم
• إدارة التفاعل في الاجتماعات الرسمية
  • التعامل مع الضيوف وحسن استقبالهم
  • أهمية احترام الأدوار والترتيب البروتوكولي
  • كيفية تبادل التحيات والاحتفاظ بالبروتوكول خلال التفاعل
• إعداد الفعاليات الرسمية الكبرى
  • خطوات تنظيم الفعاليات من البداية إلى النهاية
  • كيفية اختيار المكان المناسب للفعاليات الكبرى
  • أهمية التنظيم المحكم لضمان النجاح
• إدارة الجوانب اللوجستية للفعاليات
  • تنسيق النقل والإقامة للضيوف الشخصيات الهامة
  • ضمان توفير وسائل الراحة المناسبة لجميع الحضور
  • التعامل مع أي مشاكل لوجستية قد تنشأ
• تنسيق البروتوكولات الخاصة بالطعام والشراب في الفعاليات
  • تنظيم وجبات رسمية وفقًا للبروتوكولات المتبعة
  • التنسيق بين الأطعمة والشراب بما يتناسب مع الحدث
  • أهمية تقديم الضيافة وفقًا للمعايير المتعارف عليها دوليًا
• البروتوكولات الخاصة باستخدام الأعلام
  • ترتيب الأعلام وفقًا للأولوية الرسمية
  • أهمية احترام البروتوكولات المتعلقة بالأعلام الوطنية والدبلوماسية
  • القواعد المتبعة في رفع الأعلام وتنظيمها في الفعاليات
• التعامل مع الرموز والشعارات في المناسبات
  • اختيار الشعارات المناسبة للفعاليات الرسمية
  • كيفية عرض الشعارات بشكل محترف وفقًا للبروتوكول
  • القواعد البروتوكولية لاستخدام العلامات الرسمية
• إعداد البيئة المناسبة للمراسم الرسمية
  • تنسيق المكان وفقًا للقواعد الرسمية
  • أهمية اختيار الألوان والديكورات المتوافقة مع الحدث
  • التأكد من أن جميع العناصر تتماشى مع البروتوكولات
• البروتوكولات في التعامل مع الشخصيات الأجنبية
  • الفروق الثقافية وأهمية مراعاتها أثناء التعامل مع الضيوف الدوليين
  • التنسيق مع السفارات والمنظمات الدولية لاستقبال الوفود
  • التعامل مع وفود رسمية من مختلف الدول
• التواصل مع الضيوف الدوليين وفقًا للبروتوكول
  • كيفية استخدام الألقاب بشكل صحيح مع الشخصيات الهامة
  • أهمية التحية وتقديم الوفود وفقًا للبروتوكولات المتبعة
  • احترام العادات والتقاليد في الثقافات المختلفة
• التنسيق مع المنظمات الدولية في الفعاليات
  • أهمية التعاون بين المنظمات لتنظيم الفعاليات الرسمية
  • كيفية التنسيق بين الجوانب القانونية والإدارية للمناسبات
  • تنظيم الفعاليات في الخارج والتأكد من احترام البروتوكول الدولي
• إدارة السفر والإقامة لكبار الشخصيات
  • كيفية التنسيق مع شركات الطيران والفنادق المرموقة
  • اختيار أماكن الإقامة المثالية وفقًا للبروتوكول
  • تنظيم وسائل النقل والتأكد من الراحة الكاملة للضيوف
• التخطيط المسبق للفعاليات والمناسبات
  • خطوات التخطيط المبدئي لأي فعالية رسمية
  • تقسيم الوقت وتحديد المهام خلال الفعاليات
  • كيفية التأكد من أن جميع التفاصيل اللوجستية متوافقة مع البروتوكول
• إعداد السجلات والتوثيقات للمناسبات الرسمية
  • توثيق تفاصيل الفعاليات مع مراعاة الدقة والشفافية
  • أهمية حفظ السجلات للمراجعة المستقبلية
  • البروتوكولات الخاصة بتوثيق الحضور وأعمال المؤتمر
• إدارة الأزمات خلال الفعاليات الرسمية
  • كيفية التعامل مع المشاكل المفاجئة في الفعاليات
  • التعامل مع التأخيرات أو التغييرات غير المتوقعة في الجداول
  • استراتيجيات حل الأزمات دون التأثير على سمعة الحدث
• إدارة العلاقات في المواقف الحساسة
  • كيفية التعامل مع الخلافات أثناء الفعاليات الرسمية
  • التعامل مع الاعتراضات أو الانتقادات بأسلوب بروتوكولي
  • استراتيجيات التفاوض في المواقف الصعبة
• إدارة الفعالية في الحالات الطارئة
  • خطط الطوارئ لإدارة الأزمات أثناء الفعاليات
  • كيفية التواصل مع الحضور في الأوقات الطارئة
  • البروتوكولات الخاصة بالسلامة أثناء الفعاليات الرسمية