تعتبر إدارة الفعاليات البيئة الحاضنة لكل من يتمتع بفكر إبداعي وقدرة على الابتكار والتنظيم والتخطيط ومراعاة التفاصيل الدقيقة التي تصنع فارقا كبيرا في صناعة الحدث. وتتميز إدارة الفعاليات بكونها إحدى المجالات الديناميكية التي تتطلب معرفة واسعة بأصول التعامل الفعال مع مزوّدي الخدمات والتنسيق مع الأطراف المعنية بالفعاليات وفهم معمّق حول التشريعات واللوائح التنظيمية ذات الصلة بالصحة والسلامة واستصدار التراخيص والتصاريح والأذونات الخاصة وغيرها.

وتكمن أهمية إدارة الفعاليات في أنها تتمحور بالدرجة الأولى حول القدرة على طرح أفكار مبتكرة وتنفيذها بطريقة احترافية، وكذلك يساعد الشركات على التطوير والتحسين المستمر بالإضافة لعملية الترويج للمنتجات المتاحة، وتعطي الدورة نظرة عامة على عمليات إدارة الفعاليات وتركز على إدارة الفعاليات في مجالات مختلفة.

الفئة المستهدفة:

·       المدراء والمشرفون المشاركون في تخطيط أو إدارة الفعاليات والمعارض والمؤتمرات.

·       مدراء وموظفو العلاقات العامة.

·       الأشخاص المهتمون بإدارة الفعاليات كمهنة. 

·       كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

اهداف البرنامج:

في نهاية برنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

·       تمكين المشاركين من تعلم أساليب وأساليب التخطيط والتنظيم والإدارة للفعاليات الكبرى.

·       تطوير مهارات القيادة والإدارة الفعالة للفريق المسؤول عن تنظيم الفعاليات.

·       تعزيز مهارات المشاركين في التعامل مع الشركاء والرعاة والحضور.

·       تدريب المشاركين على إدارة المخاطر والتعامل مع الطوارئ بكفاءة.

·       إكساب المشاركين الأدوات اللازمة لتحليل قياس أداء الفعاليات وتحقيق النجاح المستدام.

·       تعزيز قدرة المشاركين على استخدام التقنيات الحديثة في إدارة الفعاليات.

·       مقدمة في إدارة الفعاليات:

o      تعريف إدارة الفعاليات وأهميتها.

o      أنواع الفعاليات: مؤتمرات، معارض، حفلات، فعاليات رياضية، فعاليات ثقافية، وما إلى ذلك.

o      الفرق بين التخطيط والبرمجة والإدارة التنفيذية للفعاليات.

o      المهارات الأساسية التي يجب أن يمتلكها مدير الفعالية الناجح.

·       التخطيط الاستراتيجي للفعاليات:

o      تحديد أهداف الفعالية وضبطها: تحديد الغرض والنتائج المرجوة.

o      تحليل الجمهور المستهدف وتحديد الفئة المستفيدة.

o      وضع جدول زمني: من الفكرة إلى التنفيذ.

o      اختيار المكان وتنسيق اللوجستيات.

·       إدارة الموارد البشرية في الفعاليات:

o      كيفية تشكيل فريق العمل لإدارة الفعالية.

o      تحديد المهام وتوزيع المسؤوليات.

o      التواصل الفعال بين أعضاء الفريق.

o      تدريب المتطوعين والموظفين.

·       إدارة الميزانية والتمويل للفعاليات:

o      كيفية إعداد ميزانية فعالية ناجحة.

o      إدارة التكاليف وضبط الميزانية.

o      تقنيات لتقليل التكاليف وزيادة الكفاءة.

o      حساب العوائد على الاستثمار (ROI) للفعاليات.

·       التسويق والترويج للفعاليات:

o      وضع خطة تسويقية للفعالية.

o      استراتيجيات الترويج التقليدية والرقمية (وسائل التواصل الاجتماعي، البريد الإلكتروني، الإعلانات).

o      تصميم وإنتاج المواد الدعائية: البروشورات، الإعلانات، الفيديوهات.

o      استراتيجيات جذب الحضور: كيفية تحسين التسجيل والمبيعات.

·       إدارة اللوجستيات والتقنيات في الفعاليات:

o      إدارة النقل والإقامة والمواصلات.

o      تنسيق المعدات التقنية والمواد اللوجستية.

o      استخدام التكنولوجيا في الفعاليات: أنظمة التسجيل الإلكترونية، التطبيقات، وأنظمة الصوت والإضاءة.

o      التعامل مع مشكلات اللوجستيات في اللحظات الأخيرة.

·       قياس نجاح الفعالية والتحليل اللاحق:

o      تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس نجاح الفعالية.

o      جمع وتحليل البيانات: الحضور، التفاعل، المبيعات، والعائدات.

o      التقييم النهائي للفعالية: نقاط القوة والضعف.

o      تطبيق التحسين المستمر على الفعاليات المستقبلية.