تُعدّ مهارات إدارة المكاتب للإدارة العليا من العناصر الأساسية التي تساهم في تعزيز فعالية وكفاءة العمل داخل المؤسسات الكبرى. دورة الجدارات الوظيفية لمدير مكاتب الإدارة العليا التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير تهدف إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة المكاتب بشكل احترافي، وتعزيز قدرتهم على التعامل مع المسؤوليات المتنوعة التي يترتب عليهم أداءها.

هذه الدورة ستُركز على تنمية المهارات القيادية، مهارات الاتصال، القدرة على اتخاذ القرارات السريعة، وإدارة الوقت والموارد، بالإضافة إلى تحسين استخدام التكنولوجيا في أداء المهام اليومية. كما ستتناول الدورة الجوانب الحيوية المرتبطة بكيفية تنظيم العمل على أعلى مستوى من الكفاءة والإنتاجية، لتلبية احتياجات الإدارة العليا.

الفئة المستهدفة

• مديرو مكاتب الإدارة العليا.
• المساعدون التنفيذيون وكبار الإداريين.
• المنسقون الإداريون في الشركات والمؤسسات الكبرى.
• الأفراد الذين يتطلعون لتطوير مهاراتهم في التعامل مع القيادات التنفيذية.
• الموظفون الذين يعملون في بيئات العمل ذات المستوى الرفيع ويتطلعون لتحسين أدائهم.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• إدارة المهام اليومية لمكاتب الإدارة العليا بكفاءة وفاعلية بما يتناسب مع احتياجات المدير التنفيذي.
• تعزيز مهارات القيادة والإشراف على الفرق والمشاريع الخاصة بالإدارة العليا.
• استخدام أدوات وتقنيات الإدارة الحديثة لتحسين سير العمل داخل المكتب.
• إتقان مهارات التواصل الفعّال مع الفريق والإدارة العليا والعملاء.
• تنظيم وإدارة الوقت بشكل فعال لضمان إنجاز المهام في الأوقات المحددة.
• اتخاذ القرارات الصائبة بسرعة وفعالية في بيئة العمل.

• التعريف بدور مدير مكاتب الإدارة العليا
  • الفرق بين المدير الإداري ومدير المكاتب التنفيذية
  • المهام الرئيسية التي يشملها دور مدير المكتب التنفيذي
  • المهارات المطلوبة لتنفيذ هذه المهام بفعالية
• المهارات القيادية الأساسية
  • أسس القيادة والتوجيه في بيئة العمل المكتبي
  • بناء علاقات قوية مع الإدارة العليا والفريق
  • كيفية تحفيز الفريق وتحقيق التنسيق بين الأقسام
• القدرة على اتخاذ القرارات في بيئة العمل
  • كيفية اتخاذ قرارات استراتيجية تحت ضغط
  • اتخاذ القرارات بناءً على معلومات دقيقة
  • تحليل المواقف واتخاذ قرارات مبنية على استراتيجيات طويلة المدى
• استراتيجيات إدارة الوقت لمساعدي المديرين التنفيذيين
  • أدوات وتقنيات تنظيم الوقت بشكل احترافي
  • التعامل مع جدول مواعيد معقد ومزدحم
  • تحديد الأولويات وإدارة المهام المتعددة
• إدارة الموارد المكتبية
  • كيفية استخدام الموارد المتاحة بأعلى كفاءة
  • أدوات الإدارة الحديثة للموارد المكتبية
  • تنظيم الملفات والمستندات والبيانات بشكل فعال
• مواجهة التحديات اليومية في بيئة العمل المكتبي
  • التعامل مع الأزمات اليومية بشكل احترافي
  • تنظيم العمل في بيئات العمل التي تشهد تعدد المهام
  • حل المشكلات التي قد تنشأ في إدارة مكاتب الإدارة العليا
• تطوير مهارات التواصل الداخلي
  • كيفية تسهيل التواصل بين الإدارات المختلفة
  • استراتيجيات تحسين التواصل مع الفرق العاملة في المكتب
  • التعامل مع المعلومات الحساسة في بيئة العمل
• التواصل مع الإدارة العليا والقيادة التنفيذية
  • فنون التعامل مع كبار المديرين التنفيذيين
  • تقديم التقارير والإحصائيات بطرق فعّالة
  • تنسيق الاجتماعات والمواعيد مع الإدارة العليا
• التواصل مع العملاء والشركاء الخارجيين
  • بناء علاقات مهنية قوية مع العملاء
  • تحسين مهارات التفاوض في بيئة الأعمال
  • تقديم الدعم اللازم للأطراف الخارجية بشكل فعّال
• أدوات وتطبيقات إدارة المكاتب الحديثة
  • استخدام البرمجيات المكتبية لإدارة المهام والموارد
  • تطبيقات التواصل وإدارة المشاريع عبر الإنترنت
  • الأدوات الرقمية التي تساعد في تسريع سير العمل
• تحسين سير العمل باستخدام التقنيات الذكية
  • دمج الذكاء الصناعي في عمليات المكتب
  • استخدام الأنظمة الرقمية لتوفير الوقت وتحسين الإنتاجية
  • تقنيات الأتمتة في التعامل مع البيانات وتنظيم الملفات
• الأمن السيبراني وحماية البيانات في بيئة المكتب
  • حماية المعلومات الحساسة للمؤسسة
  • تقنيات تأمين البيانات الإلكترونية داخل المكتب
  • إدارة أنظمة الأمان لتجنب تسريب البيانات
• تنظيم وإدارة الاجتماعات بفعالية
  • كيفية التخطيط وإعداد الاجتماعات التنفيذية
  • إدارة الأجندة وضمان تحقيق أهداف الاجتماعات
  • متابعة وتنفيذ القرارات الناتجة عن الاجتماعات
• تحسين مهارات اتخاذ القرارات الاستراتيجية
  • كيفية تحليل المعلومات بشكل سريع ودقيق
  • استخدام البيانات والبحوث لدعم اتخاذ القرارات
  • اتخاذ القرارات بناءً على تحليل مخاطر وفرص
• التعامل مع المواقف غير المتوقعة في بيئة العمل المكتبي
  • كيفية التكيف مع التغييرات المفاجئة
  • إدارة الأزمات بكفاءة عالية
  • تعزيز المرونة في مواجهة التحديات