تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في "تنمية مهارات السكرتارية الخاصة لكبار الشخصيات" لتطوير قدرات العاملين في مجال السكرتارية التنفيذية والخاصة، وتمكينهم من أداء مهامهم بكفاءة عالية في البيئات التي تتطلب الدقة والسرية وسرعة الاستجابة.

يتناول البرنامج أساليب تنظيم أعمال كبار الشخصيات، وإدارة المواعيد والارتباطات، والتعامل مع المراسلات والمعلومات الخاصة، إلى جانب قواعد البروتوكول والإتيكيت في المواقف الرسمية، كما يركز على مهارات التواصل، وتنظيم الاجتماعات والزيارات، وتنسيق السفر، ومتابعة التكليفات والقرارات، ويساعد المحتوى المشاركين على بناء أسلوب مهني متزن في التعامل مع المواقف الحساسة والمهام العاجلة، مع المحافظة على السرية وحسن التصرف والقدرة على ترتيب الأولويات بما يتناسب مع طبيعة المسؤوليات الموكلة إليهم.

الفئة المستهدفة

• موظفو السكرتارية الخاصة والسكرتارية التنفيذية المساندة لكبار الشخصيات.
• المساعدون الإداريون ومديرو المكاتب العاملون مع القيادات العليا.
• العاملون في تنظيم المواعيد والاجتماعات والزيارات الرسمية لكبار المسؤولين.
• الموظفون المرشحون لتولي مهام السكرتارية الخاصة أو المساندة التنفيذية.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• تطوير مهارات تنظيم وإدارة أعمال كبار الشخصيات بكفاءة ودقة.
• تعزيز القدرة على إدارة الوقت والمواعيد وترتيب الأولويات.
• إتقان أساليب التواصل والمراسلات والتعامل مع المعلومات الخاصة.
• اكتساب مهارات البروتوكول والإتيكيت المرتبطة بالمناسبات واللقاءات الرسمية.
• تحسين القدرة على التعامل مع المواقف الحساسة والمهام العاجلة بمهنية وهدوء.

• مفهوم السكرتارية الخاصة ودورها المهني
  • طبيعة عمل السكرتير الخاص لكبار الشخصيات.
  • المسؤوليات والصلاحيات المرتبطة بالسكرتارية الخاصة.
  • المهارات المهنية والشخصية اللازمة للنجاح في الدور.
• إدارة الوقت وتنظيم الأولويات
  • تنظيم جدول الأعمال والارتباطات اليومية.
  • ترتيب الأولويات وفق أهمية المهام ودرجة الاستعجال.
  • التعامل مع التغييرات المفاجئة وضغط المواعيد.

• الاتصالات المهنية مع كبار الشخصيات
  • أساليب التواصل الرسمي واللبق مع القيادات.
  • مهارات الاستماع وفهم التوجيهات بدقة.
  • التعامل مع الاتصالات الهاتفية والرسائل الرسمية.
• إدارة المواعيد والاجتماعات
  • إعداد وتنظيم جداول المواعيد والارتباطات.
  • تنسيق الاجتماعات والزيارات واللقاءات الرسمية.
  • متابعة التكليفات والقرارات الناتجة عن الاجتماعات.

• البروتوكول والإتيكيت الرسمي
  • قواعد استقبال كبار الشخصيات والزوار الرسميين.
  • أصول التعامل والمراسم في اللقاءات الرسمية.
  • تنظيم الزيارات والمناسبات وفق قواعد البروتوكول.
• إدارة المراسلات والوثائق
  • إعداد الخطابات والمراسلات الرسمية بأسلوب مناسب.
  • تنظيم الملفات والوثائق وسهولة الوصول إليها.
  • التعامل مع الوثائق الخاصة والمعلومات المقيدة.

• السرية وحماية المعلومات
  • أهمية السرية في أعمال السكرتارية الخاصة.
  • أساليب حفظ الوثائق والمعلومات الحساسة.
  • التعامل الآمن مع البيانات والمراسلات والاتصالات.
• تنسيق السفر والارتباطات الخارجية
  • إعداد برامج السفر والزيارات الرسمية.
  • تنسيق الحجوزات والمواعيد والترتيبات المصاحبة.
  • متابعة التغييرات الطارئة أثناء السفر والمهام الخارجية.

• إدارة الضغوط والمواقف الحساسة
  • التعامل مع ضغط العمل وتعدد المهام.
  • إدارة المواقف المفاجئة والتكليفات العاجلة.
  • المحافظة على الهدوء واللباقة في المواقف الحساسة.
• التميز المهني للسكرتير الخاص
  • بناء حضور مهني يتناسب مع طبيعة المسؤولية.
  • تطوير مهارات المبادرة والمتابعة وحل المشكلات.
  • تحسين جودة الأداء والمحافظة على العلاقات المهنية.