يشمل الشراء جميع الوظائف التي تؤثر في معاملات السلع والأعمال والخدمات مع المصادر الأخرى. بمعنى آخر، يعتبر هذا الاستحواذ أمرًا أساسيًا في عمليات المنظمة، سواء كانت شركة ناشئة أو شركة عملاقة، لأنه يعتمد بشكل كبير على ما يمكن أن يحققه الشراء الناجح من حيث توفير التكاليف والجودة والنجاح العام. علاوة على ذلك، يظل دور الشراء أساسيًا حيث يتعلق بإدارة سلسلة التوريد، التي توجه بشكل أساسي لتلبية احتياجات المنظمة المباشرة أو غير المباشرة.
لتحقيق فهم أفضل للشراء، من الأفضل التسجيل في دورة الشراء الدولية التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير.
الشراء هو عملية تحديد المواقع، والاستحواذ، وإدارة الموارد اللازمة لتشغيل الأعمال. تشمل الموارد المواد الخام، اللوازم المكتبية، المعدات، الخدمات، أو أي نوع آخر من السلع اللازمة لتشغيل الأعمال. الهدف الرئيسي من الشراء هو الحصول على هذه الموارد في أفضل الظروف الممكنة وبأقل المخاطر من حيث الأسعار والجودة وشروط التسليم.
تعتمد أنواع الشراء المختلفة على عوامل مختلفة مثل طبيعة السلع، مستوى التعقيد، أو الطريقة المستخدمة للحصول عليها. إليك أبرز أنواع الشراء الشائعة:
يشير الشراء المباشر إلى الاستحواذ المباشر على السلع أو الخدمات المستخدمة في تصنيع سلعة أو خدمة. يشمل الشراء المباشر جميع الأنشطة التي يتم تنفيذها في عمليات الشراء المباشر مثل المواد الخام، المكونات، ومواد التصنيع. يعد هذا النوع من الشراء مهمًا للصناعات التحويلية والشركات التي تعتمد بشكل كبير على المواد الخام لإنتاج السلع.
يشمل شراء السلع والخدمات الضرورية للعمليات اليومية، ولكنها ليست أساسية للعمل. على سبيل المثال، اللوازم المكتبية، معدات تكنولوجيا المعلومات، البرمجيات، وخدمات الصيانة والتسويق هي أمثلة على الشراء غير المباشر. غالبًا ما يتم إهماله لكن يعد من الوظائف الحيوية في المنظمة.
الشراء الاستراتيجي يتعلق بالتخطيط وتطوير علاقات طويلة الأجل مع الموردين. يضمن هذا النوع من الشراء إدارة سلسلة توريد موثوقة وفعالة من حيث التكلفة. يشمل التفاوض على العقود، وتقييم الأداء، وإدارة المخاطر في معظم الحالات. يركز الشراء الاستراتيجي على الأهداف التجارية الشاملة لتقليل التكاليف وتحسين الكفاءة وضمان الجودة.
الشراء التكتيكي يتعامل مع الاحتياجات قصيرة الأجل من حيث المشتريات. يختلف عن الشراء الاستراتيجي الذي يعد نظيره طويل الأجل من حيث تحديد الأهداف. عادة ما يغطي الشراء التكتيكي المشتريات اليومية اللازمة لتشغيل العمل. تشمل الأنشطة مثل تجديد المخزون أو الاستجابة للاحتياجات بناءً على مشروع خاص. على الرغم من أن الشراء التكتيكي يصف الأنشطة المبنية على الحاجة، فإنه يعد مهمة مهمة لتشغيل المنظمة.
في هذا السياق، يشير الشراء المستدام إلى الحصول على السلع والخدمات التي تكون اقتصادية، صديقة للبيئة، ومسؤولة اجتماعيًا. يحقق العاملون في الشراء المستدام ذلك من خلال تقليل الأثر البيئي من خلال المصادر الأخلاقية. يتميز هذا النوع من الشراء بالكيانات التي تعتمد في عملية التصنيع على الاستدامة.
هي مجموعة من الخطوات التي تنشئها المنظمات للحصول على السلع أو الخدمات اللازمة. تختلف العملية باختلاف حجم واحتياجات المنظمة، لكنها عمومًا تتبع نفس العملية الأساسية:
تأتي الحاجة للسلع والخدمات من الأقسام المختلفة داخل المنظمة وبدء دورة الشراء. قد تؤدي بداية مشروع جديد إلى الحاجة إلى سلع أو خدمات بسبب نقص المواد أو تعطل المعدات. على سبيل المثال، يتم عادةً تحديد الحاجة بناءً على فهم واضح للمواصفات والكمية والإطار الزمني.
بعد تحديد الحاجة، الخطوة التالية هي تحديد الموردين المحتملين. عادةً ما يكون لدى المنظمات العديد من طرق البحث عن الموردين، بما في ذلك الاستطلاع السوقي، طلب العروض (RFQ)، قوائم الموردين الحالية، وما إلى ذلك. يتضمن اختيار الموردين تقييم الموردين المحتملين بناءً على عدة معايير، أهمها التكلفة، الموثوقية، الجودة، والخبرة. يمكن أيضًا إرسال طلبات تقديم العروض (RFP) للموردين عندما تكون السلع أو الخدمات معقدة أو تتطلب المزيد من التفاصيل.
بمجرد تحديد المورد، يدخل المتخصصون في الشراء في مفاوضات مع الموردين المختارين. الهدف الرئيسي من هذه الخطوة هو خلق ظروف مواتية للشركة مثل الأسعار، جداول التسليم، شروط الدفع، الضمانات، وما إلى ذلك. قد تشمل جوانب أخرى للتفاوض مستويات الخدمة، معايير الجودة، والعقوبات على التأخير في التسليم.
بعد انتهاء المفاوضات بنجاح، تأتي الخطوة التالية في وضع العقد. يصف الاتفاق شروط وأحكام المفاوضات مثل السعر، جدول التسليم، معايير جودة السلع، وجميع المتطلبات الأخرى التي تم الاتفاق عليها. يجب أن يتم توقيع العقد من قبل الطرفين ليصبح ساري المفعول قانونيًا.
يجب على المنظمة الاستمرار في إدارة علاقاتها مع الموردين بعد الشراء. هذا الأمر ذو صلة خاصة بأنواع الشراء ويعزز الشراكة الفعالة مع الموردين في إدارة سلسلة التوريد. يشمل ذلك تقييم أداء الموردين، ومعالجة القضايا عند ظهورها، والحفاظ على قنوات الاتصال مفتوحة لاستيعاب احتياجات الشراء المستقبلية. من خلال الشراء الاستراتيجي والتكتيكي، يمكن ضمان التوافق بين أنشطة الموردين والأهداف طويلة الأجل والاحتياجات قصيرة الأجل للأعمال.
لقد أحدثت التكنولوجيا تأثيرًا كبيرًا على أساليب الأعمال اليوم والمستقبل فيما يتعلق بشراء السلع والخدمات. أصبحت عملية الاستبدال للشراء التقليدي أكثر كفاءة وشفافية ومدفوعة بالبيانات، بفضل ابتكارات الأدوات الرقمية عالية الجودة. فيما يلي بعض التقنيات الرئيسية في الشراء:
برامج الشراء، المعروفة أيضًا بأنظمة المناقصة الإلكترونية، هي برامج حاسوبية تُ automate وتُبسط عملية الشراء في المنظمة. يتضمن كل شيء من مصدر الموردين إلى معالجة الفواتير. يساعد على تقليل المخاطر الناتجة عن الأخطاء، ويوفر رؤية واضحة في عملية الشراء، ويعزز عملية اتخاذ القرار.
أدوات SRM هي تطبيقات الأعمال لإدارة وتحليل العلاقات مع الموردين. توفر هذه الأدوات رؤى لفهم أداء الموردين وتسمح بمراقبة الامتثال للعقود، بالإضافة إلى تحسين تبادل المعلومات بين الشركة والمورد.
في الختام، يشير الشراء إلى وظيفة المنظمة التي يتم فيها إنفاق الأموال على السلع والخدمات، والتخطيط الاستراتيجي المناسب، وأفضل العمليات، وإدارة علاقات الموردين. لقد تم تحويل الشراء بفضل التكنولوجيا ليصبح أسهل وأكثر شفافية ومدفوعًا بالبيانات. باستخدام التكنولوجيا المناسبة في الشراء، يمكن للمنظمات زيادة كفاءتها التشغيلية وتحقيق أفضل قيمة مقابل المال المدفوع.
لأولئك الذين يسعون لتعزيز معرفتهم في مجال الشراء، تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير دورات شاملة في الشراء لمساعدة المهنيين على اتقان عملية الشراء.