التوريدات والامتثال يتعلق كل شيء بالالتزام بالقواعد واللوائح وأخلاقيات المنظمات عند شراء السلع والخدمات. من حيث الحوكمة المؤسسية، يعد هذا الركيزة المهمة للغاية للشفافية والمساءلة والكفاءة داخل النظام. ستقول معظم المنظمات إنها قد قطعت شوطًا طويلاً لتحقيق الامتثال في التوريدات؛ ومع ذلك، لا تزال هناك عوائق يجب تنفيذها. فيما يلي بعض المعالم الرئيسية التي تم الوصول إليها في مجال التوريدات والامتثال جنبًا إلى جنب مع التحديات المختلفة التي واجهتها المنظمات في هذا المجال. من خلال دورة التوريدات وإدارة العطاءات للمشروع، يتم تزويد المتدربين بالكفاءة في التعرف على عمليات التوريد وبناء المهارات في استراتيجيات الفوز بالعطاءات.
الإنجازات في الامتثال للتوريدات
خمسة إنجازات في الامتثال للتوريدات هي:
تعزيز الشفافية قامت العديد من الكيانات بتطوير أمان فتح عملية التوريد بشكل شفاف. في الواقع، تشمل التبني برامج توريد متقدمة تتتبع وتراقب التحسينات. توفر الأوراق الحالية لمتابعة الحركة وتمكن من تتبع الوثائق لتدقيق المعاملات بشكل كامل وشفاف.
توحيد العمليات تم تقديم ممارسات التوريد الموحدة عبر العديد من القطاعات لتقليل التباينات والمخاطر. تقوم المنظمات بتنفيذ عمليات التوريد الخاصة بها وفقًا للمعايير الدولية مثل ISO 20400 لتشجيع التوريد المستدام عبر تقديم مصادر أخلاقية وبيئية مسؤولة.
الامتثال التنظيمي تحسن امتثال الشركات بشكل كبير مع مرور الوقت إلى جانب اللوائح المحلية والدولية للتوريد. يشمل الامتثال القوانين المناهضة للفساد، وقوانين العمل، واتفاقيات التجارة لتقليل المخاطر القانونية وبناء الثقة بين جميع الأطراف المعنية.
دمج التكنولوجيا جلبت التقنيات الرقمية مثل أنظمة التوريد الإلكتروني والذكاء الاصطناعي العملاء الجدد إلى الامتثال من حيث إدارة العمليات. يسهم التيسير في الكفاءة من خلال الحصول على بيانات دقيقة وتقليل الأخطاء الناتجة عن التلاعب وتحسين اتخاذ القرارات.
بناء ثقافة الامتثال أدركت المنظمات أن ثقافة الامتثال أولاً هي أمر جيد في ثقافتها المؤسسية. ساعد التدريب وورش العمل الموظفين على التعرف على القواعد المتعلقة بالتوريدات وأدوارهم لضمان عدم حدوث انتهاكات أو مخالفات غير مقصودة.
التحديات في تحقيق الامتثال للتوريدات
خمسة تحديات رئيسية في تحقيق الامتثال للتوريدات هي:
المنظومة التنظيمية المعقدة جعلت غياب اللوائح الخاصة بالتوريد من القواعد المعقدة والمتغيرة بسرعة صعبة للغاية: قد تتعرض العديد من المنظمات لأنشطة العديد من القوانين المحلية والوطنية والدولية، مما يسبب تحديات كبيرة لها. كما يؤدي ذلك إلى ساعات عمل غير ضرورية وهدر الموارد.
المقاومة للتغيير يواجه تبني السياسات أو التقنيات الجديدة للمشتريات مقاومة في كثير من الأحيان. لا يرغب الموظفون والموردون في تغيير الممارسات المتبعة، مما يؤدي إلى عدم الامتثال وعدم تحقيق نتائج فعالة.
نقص الموارد غالبًا ما تعاني المنظمات الصغيرة من قيود في الموارد؛ حيث تكون الميزانيات والموظفين منخفضة، مما يقيد إنشاء أنظمة امتثال قوية. بالإضافة إلى ذلك، تكون المبالغ اللازمة للتدريب، وتقديم التكنولوجيا، وتحديث برامج الامتثال مرتفعة جدًا بالنسبة لمعظم المنظمات الصغيرة.
مخاطر الاحتيال والفساد تبقى مخاطر الاحتيال والفساد متفشية في أفضل المجالات الخاصة بالتوريدات. المشكلات المشخصة جيدًا مثل العطاءات المزورة، وتضارب المصالح، والعمولات، تساهم في إضعاف الامتثال وتعرض الثقة للخطر.
مشكلات إدارة البيانات تؤدي الممارسات الافتراضية لإدارة البيانات إلى تقارير امتثال غير دقيقة بسبب نقص أدوات جمع البيانات وتحليلها داخل المنظمات للكشف بسهولة عن الأنشطة غير الممتثلة وفهمها واتخاذ إجراءات بشأنها.
أفضل الممارسات لضمان الامتثال للتوريدات
خمسة من أفضل الممارسات لضمان الامتثال للتوريدات هي:
تطوير وصيانة السياسات الشاملة تأكد من كتابة السياسات المتعلقة بالتوريد بشكل مفصل. ادمج القوانين ذات الصلة و/أو معايير الصناعة. يجب مراجعة السياسات بانتظام بالتزامن مع التغييرات والتواصل بشكل جيد مع جميع الأطراف المعنية.
تنفيذ نظام إدارة توريد قوي إن تبني التقنيات التي تقوم بأتمتة تدفقات عمل التوريد وإنشاء مسار تدقيق واضح سيكون ذا قيمة كبيرة. كما أنه سيوحد العمليات ويجمع كل الوثائق للحفاظ على اتساقها ونزاهتها.
إجراء تدريب منتظم تدريب كل موظف على عمليات التوريد والقيم الأخلاقية والامتثال. تنظيم دورات تدريبية للتحديث حسب الدور وتحديثها مع الإشارة إلى التغيرات التنظيمية.
ضمان الشفافية في اختيار الموردين اعتماد العطاءات المفتوحة والشفافة لضمان تكافؤ الفرص وإلا سيتم القضاء على العدالة. إجراء تدقيق شامل للموردين وطلب إعلان عن أي تضارب محتمل في المصالح.
إنشاء قائمة موردين معتمدة إنشاء وبناء قائمة الموردين المعتمدين يعزز الامتثال في التوريدات والمواد لهذه الشركات. هذا يفسر تخزين أو بناء المعرفة حول جميع الموردين الذين تم التعاقد معهم من قبل، مما يسرع عملية الشراء ويجعلها آمنة لفريق التوريد.
موازنة الإنجازات والتحديات
معالجة هذه المشكلات بشكل استباقي لا يضمن الحفاظ على الإنجازات فحسب، بل يضع المنظمات أيضًا في الموقف الصحيح للتعامل مع الامتثال بشكل استباقي بدلاً من تفاعلي. سيتضمن ذلك استراتيجيات عدة في الامتثال الاستباقي والاستراتيجي للتوريدات:
الاستثمار في التدريب: يمكن للبرامج التدريبية المنتظمة زيادة الوعي وضمان تعليم الموظفين والموردين بمتطلبات الامتثال.
الاستفادة من التكنولوجيا: يمكن أن يساعد تبسيط مراقبة الامتثال والتقارير باستخدام الأدوات المتقدمة في التخلص من الجهود اليدوية المكثفة وإضافة الدقة.
التعاون مع الموردين: يمكن أن يسهم إعداد قنوات الدعم للموردين بشكل كبير في تعزيز الامتثال عبر سلسلة التوريد.
التدقيق المنتظم: يعد التدقيق المنتظم للامتثال مفيدًا لأنه يتم سد الفجوات، وتقليل المخاطر قبل أن تتفاقم.
اعتماد نهج قائم على المخاطر: يركز هذا على المجالات عالية المخاطر: حيث يدير التنظيم موارده بشكل فعال، مما يضمن تحقيق إطار عمل مناسب للامتثال.
الخاتمة
تحقيق الامتثال في التوريدات هو مهمة مستمرة تشمل الإنجازات والعوائق. يصبح هذا الامتثال سهلًا من خلال تشكيل ثقافة تركز على الامتثال، واستخدام التكنولوجيا، ووجود سياسات قوية، جميعها تساعد المنظمات في التنقل عبر البيئة التنظيمية المعقدة للغاية. يساعد التدريب المنتظم والتدقيق في جعل ممارسات وأنظمة التوريد فعالة وشفافة وأخلاقية. سيضمن النهج الاستباقي، مع مرور الوقت، الاستدامة والثقة في عملية التوريد.
الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير تقدم مجموعة متنوعة من الدورات التدريبية في مجال التوريدات، بما في ذلك دورة التوريدات وإدارة العطاءات، لتطوير المهنيين ليصبحوا مشتريين متوافقين واستراتيجيين.