لأن المطلوب أن يكون الشخص استباقياً، وأن يبدأ والنهاية في ذهنه، وأن يكون لديه تنظيم كامل سواءً في المهام أو بيئة العمل، وأن يُظهر تعاون الفريق. ورغم أن التنظيم والتخطيط أمر سهل، إلا أن الأمور قد تسوء أثناء تنفيذ المشروع، وهنا تأتي أهمية فهم مفهوم RAID في إدارة المشاريع واستخدامه بكفاءة.
ما هو RAID في إدارة المشاريع؟
يجب تحديد وفهم المخاطر والافتراضات والتحديات المرتبطة بأي مشروع قبل البدء به. تُعد مراقبة المخاطر المحتملة والأشياء التي قد تسوء أمرًا بالغ الأهمية في الإدارة الاستباقية للمشاريع. ولحسن الحظ، هناك عدة طرق لتحقيق ذلك، من بينها ما يُعرف بـ RAID. تساعد تحقيقات RAID في إدارة المشاريع على إنشاء استراتيجية لتجنب الأحداث والمشكلات التي قد تهدد نجاح المشروع. سنتناول في هذا المقال مفهوم RAID بمزيد من التفصيل، وخاصة ما يتضمنه، ولماذا هو مهم، وكيف يمكن أن يساعد في إدارة المخاطر وتحقيق أفضل نتائج للمشروع.
ولكن قبل أن نصل إلى تلك النقطة
سجل نفسك في دورة إدارة المشاريع لدى الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير.
عند التخطيط لمشروع، يعتقد المرء أنه مثالي
وأنه سيُدار بسلاسة. لكن في الواقع، هذا ليس هو السيناريو الأرجح. أثناء تنفيذ المشروع، تظهر مشكلات يمكن أن يتوقعها مدير المشروع إذا فكر بعمق وحددها كمخاطر مستقبلية. لذا يمكننا الإشارة إلى هذه المخاوف على أنها مخاطر المشروع. وبمساعدة سجل RAID، يمكننا تقليل أو إدارة هذه المخاطر في الوقت المناسب من خلال مراقبتها بنشاط. لفهم مفهوم RAID في إدارة المشاريع، دعونا ننظر في كل عنصر من عناصره:
1. المخاطر (Risks)
RAID يبدأ بـ"المخاطر". يتولى مديرو المشاريع مسؤولية تحديد المخاطر التي قد تحدث أثناء تنفيذ المشروع. ولكي يحددوا هذه المخاطر، عليهم إشراك فرقهم في جلسات عصف ذهني للكشف عن التهديدات واقتراح حلول محتملة.
2. الإجراءات (Action)
الحرف "A" في RAID يرمز إلى "الإجراء". وهو أشبه بخطة عمل يُعدّها مدير المشروع مع فريقه، حيث يُوزَّع العمل على أعضاء الفريق ويُشرح لهم بوضوح المخاطر الواجب التعامل معها. يعرف المدير قدرات فريقه، ولذلك يُسند المهام بناءً على من يستطيع المساهمة بشكل إيجابي.
3. المشكلات (Issues)
أثناء تعلمك لمفهوم RAID في إدارة المشاريع، ستناقش كذلك المشكلات مع فريقك. وهذا يعني مشاركة الصعوبات التي واجهتموها في المشاريع السابقة. يسمح لك سجل RAID بالرجوع إلى كيفية تحديد المشاكل، وما الذي فعله الفريق لحلها، وكم من الوقت استغرق ذلك.
4. التبعيات أو القرارات (Dependencies or Decisions)
الحرف "D" في RAID هو الجزء الأخير ويعني "التبعيات أو القرارات". خلال تنفيذ المشروع، يعمل أعضاء الفريق على مهام متعددة، بعضها يعتمد على الآخر، وهنا تبرز الحاجة إلى تنسيق كبير. يقوم مديرو المشاريع بإنشاء مخططات جانت (Gantt) لتمكين الفرق من رؤية مسؤولياتهم بوضوح. أما في القرارات، فيجب على المدير أن يطرحها على الفريق ويأخذ بآرائهم، مع توثيق القرار وذكر أسماء المشاركين فيه للرجوع إليه لاحقاً.
ما هو الهدف من RAID؟
تحليل RAID في إدارة المشاريع مهم لأنه يمكّن الفرق من رؤية شاملة للقيود والمشكلات المحتملة منذ بداية المشروع. ويُعد سجل RAID وثيقة مهمة تُستخدم لمتابعة هذه القضايا ويتم تحديثه باستمرار أثناء المشروع. وبالتالي، فإن سجل RAID المحدث يساعد مديري المشاريع وأصحاب المصلحة على الاستجابة بسرعة عند ظهور مشكلة طارئة.
كيف نُحضّر RAID في إدارة المشاريع؟
الآن بعد أن استعرضنا جميع عناصر RAID، علينا أن نعرف كيف نُشغّل هذا المفهوم. إليك بعض الخطوات المهمة التي يجب أن يتبعها مدير المشروع:
عقد اجتماع للفحص: عند إدخال RAID في المشروع، حدد اجتماعًا وادعُ جميع المشاركين. وضّح جدول الأعمال ليستعد الجميع للعصف الذهني.
تحديد المخاطر المتوقعة وشدتها: شجع الجميع على مناقشة مفتوحة واسمح بتبادل صريح للآراء، حتى وإن كانت حادة.
إشراك أعضاء الفريق في مهام محددة: الفريق هو جيشك في مواجهة المخاطر. حدّد مهاراتهم وكلفهم وفقاً لذلك، واستمر في تحفيزهم.
تتبع موقع المخاطر المتوقعة: اجلس مع الفريق بانتظام لمناقشة المواقع المحتملة لوقوع المخاطر.
لا تنسَ توثيق RAID log: لا تتجاهل خطوة توثيق RAID. هذا يوفر لك وصولاً فوريًا إلى جميع المعلومات والنقاط التي تمت مناقشتها.
ماذا يفعل RAID فعلياً لمديري المشاريع؟
لكثير من مديري المشاريع، RAID مفهوم جديد، وقد يعتقدون أنه مضيعة للوقت، وهو اعتقاد خاطئ تمامًا. إليك كيف يساعدك سجل RAID على إدارة المخاطر:
تجميع المعلومات بسرعة
RAID يساعد مدير المشروع على جمع كل المعلومات الأساسية بسرعة وفي مكان مركزي، مما يُسهّل عملية العصف الذهني.
التخطيط للمستقبل
RAID لا يُستخدم فقط للمشاريع الحالية، بل يُسجّل المخاطر المستقبلية واستراتيجيات معالجتها، ويمكن استخدامه في المشاريع القادمة ذات الطبيعة المشابهة.
يوفر الكثير من الوقت
يحتوي RAID log على نماذج جاهزة تساعد في إدارة المخاطر، مما يوفر وقت المدير للعمل على مهام أخرى.
السيطرة على البيانات فوراً
RAID يمنح المدير إمكانية الوصول الفوري للمعلومات عند الحاجة إليها أو عند طلبها من أصحاب المصلحة.
وضوح الرسائل بين المديرين
RAID يُعزز روح الفريق من خلال مشاركة الجميع في القرارات. عندما يعرف كل فرد ما يجب عليه فعله، يصبح العمل أكثر سلاسة ونجاحاً.