تعد دورة "إدارة المكاتب ومهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة" واحدة من الدورات المتخصصة التي تهدف إلى تطوير مهارات الأفراد العاملين في مجال السكرتارية والإدارة المكتبية، بحيث يستطيعون التعامل مع المسؤوليات اليومية للمكتب بكفاءة عالية. تهدف الدورة إلى تزويد المشاركين بالأدوات والتقنيات اللازمة لإدارة وتنظيم المكاتب بفعالية، بالإضافة إلى تحسين مهارات القيادة والتواصل، وتطوير القدرة على اتخاذ القرارات المؤثرة في بيئة العمل. كما تسعى الدورة لتطوير مهارات السكرتير التنفيذي ليكون مؤهلاً لمواكبة تحديات الأعمال الحديثة ومتطلبات الشركات الكبرى والصغيرة على حد سواء.

الفئة المستهدفة:

·       السكرتيرون التنفيذيون: الذين يسعون لتطوير مهاراتهم في إدارة المكاتب بشكل احترافي وتحقيق أداء أعلى.

·       مديرو المكاتب: الراغبون في تحسين أدائهم التنظيمي والإداري، بما في ذلك مهارات التخطيط والقيادة.

·       الموظفون الإداريون: الذين يريدون توسيع مهاراتهم في المهام المكتبية والتقنية.

·       رؤساء الفرق والمديرون: الذين يشرفون على العمل المكتبي ويرغبون في تعزيز كفاءة الفريق.

·       أصحاب الأعمال الصغيرة: الذين يديرون مكاتبهم الخاصة ويرغبون في تطوير مهاراتهم الإدارية.

·       الطلاب والمهنيون الجدد: الذين يطمحون في دخول مجال إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية وتعلم المهارات اللازمة لتولي المناصب التنفيذية.

أهداف البرنامج:

في نهاية برنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

·       تطوير مهارات القيادة والإدارة المكتبية: تدريب المشاركين على كيفية قيادة فرق العمل وتنظيم بيئة مكتبية متكاملة، وزيادة الفعالية في الأداء اليومي.

·       تحسين مهارات التواصل المكتبي: تمكين المشاركين من تحسين مهارات الاتصال الكتابي والشفهي، بما في ذلك كيفية كتابة رسائل رسمية وتقارير مهنية بطريقة احترافية.

·       إتقان مهارات إدارة الوقت: تعلم استراتيجيات فعالة لتنظيم الوقت وتحقيق الإنتاجية العالية من خلال تحديد الأولويات وإدارة المهام المتعددة.

·       اكتساب مهارات التفاوض وحل المشكلات: تزويد المشاركين بمهارات التفاوض وحل النزاعات في بيئة العمل، مما يساعد في تعزيز بيئة عمل منتجة وخالية من التوتر.

·       استخدام التكنولوجيا بفعالية: تعزيز مهارات استخدام الأدوات التكنولوجية مثل البرمجيات المكتبية وأنظمة إدارة المستندات لتحسين الإنتاجية والفعالية في العمل المكتبي.

·       إعداد وإدارة الاجتماعات والفعاليات: تدريب المشاركين على تنظيم وتنسيق الاجتماعات والفعاليات المكتبية، بما في ذلك إعداد الأجندات والتقارير والمتابعة مع المشاركين.

·       إعداد التقارير المالية والميزانية: تعليم المشاركين كيفية إعداد وإدارة الميزانيات الخاصة بالمكاتب، بالإضافة إلى تتبع النفقات وإعداد التقارير المالية الأساسية.

·       تعزيز مهارات التفكير الاستراتيجي: تطوير مهارات التفكير الاستراتيجي والتخطيط الطويل الأجل لتحسين الكفاءة التشغيلية للمكاتب.

·       مقدمة في إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية:

o      تعريف إدارة المكاتب وأهمية دور السكرتير التنفيذي

o      الفرق بين السكرتير التقليدي والسكرتير التنفيذي

o      المسؤوليات الأساسية للسكرتير التنفيذي في بيئة العمل الحديثة

o      فهم أدوار السكرتير التنفيذي في مختلف أنواع الشركات (شركات كبيرة، مؤسسات صغيرة، منظمات غير ربحية)

·       مهارات الاتصال الفعّال:

o      تطوير مهارات الاتصال الكتابي والشفهي

o      الكتابة المهنية (البريد الإلكتروني، الرسائل، التقارير)

o      الاتصال الهاتفي وآداب الاجتماعات والعروض التقديمية

o      التواصل غير اللفظي (إيماءات الجسم، لغة الجسد)

o      إدارة وتنسيق الاجتماعات بين المديرين والزملاء والعملاء

·       إدارة الوقت وتحديد الأولويات:

o      استراتيجيات إدارة الوقت بفعالية

o      تحديد الأولويات وتنظيم المهام المتعددة

o      تقنيات الجدولة وإعداد قائمة المهام اليومية

o      التعامل مع المقاطعات والحفاظ على الإنتاجية

o      استخدام أدوات تنظيم الوقت مثل برامج إدارة المهام وتقنيات التذكير

·       مهارات الكتابة المتقدمة:

o      كتابة تقارير مهنية وتقارير الأعمال

o      تحرير المراسلات بشكل احترافي (مذكرات، رسائل رسمية)

o      كتابة البريد الإلكتروني بطريقة واضحة وفعالة

o      تنسيق المستندات وإعداد العروض التقديمية باستخدام البرمجيات المكتبية (Microsoft Word، PowerPoint)

·       إدارة البيانات والملفات:

o      إنشاء نظام فعال لحفظ وتنظيم الملفات

o      التعامل مع المعلومات السرية وتخزين البيانات بأمان

o      أنظمة الأرشفة الإلكترونية والورقية

o      فهم أدوات إدارة الوثائق والبرمجيات المتعلقة بها (مثل أنظمة إدارة المستندات و CRM)

·       مهارات القيادة والتوجيه للسكرتير التنفيذي:

o      تطوير المهارات القيادية في بيئة المكتب

o      كيفية إدارة فريق العمل المكتبي وتوجيهه

o      تحسين مهارات التعاون بين الفرق والموظفين

o      مهارات التفاوض وحل النزاعات في بيئة العمل

·       التكنولوجيا المكتبية المتقدمة:

o      استخدام برامج تكنولوجيا المعلومات لدعم الكفاءة المكتبية

o      تطبيق البرمجيات المكتبية المتقدمة مثل Microsoft Office Suite و Google Workspace

o      تقنيات إدارة الوقت باستخدام الأدوات الرقمية

o      آداب استخدام الإنترنت والأدوات التكنولوجية في المكتب

·       التعامل مع الزبائن والعلاقات مع العملاء:

o      تعزيز مهارات خدمة العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني

o      بناء علاقات قوية مع العملاء والموردين

o      التعامل مع الشكاوى وحل المشكلات بفعالية

o      تحسين مهارات التفاوض وتقديم الدعم للعملاء

·       إدارة الميزانية والمحاسبة البسيطة:

o      إعداد وإدارة الميزانيات البسيطة للمكتب

o      متابعة النفقات وحساب المدفوعات

o      فهم التقارير المالية الأساسية وقراءتها

·       تحسين مهارات التحليل واتخاذ القرارات:

o      جمع وتحليل المعلومات لاتخاذ قرارات مستنيرة

o      بناء تقارير تحليلية وميزانيات مكتبية

o      استخدام الأدوات التكنولوجية لتحليل البيانات وتقديم التوصيات